Hướng dẫn chèn chữ ký vào Word cực đơn giản và nhanh chóng

Hướng dẫn cách chèn chữ ký vào Word giúp bạn tiết kiệm thời gian so với ký thủ công. Bạn có thể ký bằng chữ ký digital, chèn chữ ký hình ảnh vào Word siêu tiện lợi. Thủ thuật này sẽ giúp tài liệu của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn. Cùng theo dõi bài viết sau để từ dân chuyên đến newbie cũng có thể chèn thêm chữ ký vào Word nhanh chóng. 

Vì sao cần biết cách chèn chữ ký vào Word?

Khi bạn thường xuyên làm việc với các hợp đồng hoặc giấy tờ quan trọng trên Word, thì không thể thiếu đi chữ ký. Bạn cần biết cách chèn chữ ký vào Word vì những tiện ích như sau:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: So với việc in tài liệu ra, ký tay và scan lại, thì cách thêm chữ ký vào Word giúp tiết kiệm thời gian hơn. Bạn có thể tạo chữ ký số hoặc chữ ký điện tử và chèn nó vào tài liệu Word một cách nhanh chóng và dễ dàng.

• Đảm bảo tính xác thực của tài liệu: Khi một tài liệu được chèn chữ ký điện tử, danh tính của người ký sẽ được xác minh và tài liệu không thể bị giả mạo. Ngoài ra, những cách dán chữ ký vào Word cũng có giá trị như chữ ký tay.
• Tính chuyên nghiệp: Việc chèn chữ ký vào Word giúp tăng tính chuyên nghiệp cho tài liệu của bạn. Đặc biệt là khi đây là tài liệu quan trọng hoặc liên quan đến công việc.
• Giảm chi phí: Chữ ký điện tử có thể giúp giảm chi phí mua giấy, mực, phí vận chuyển,...

Vì những lý do trên, để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, bạn cần nắm vững cách chèn chữ ký vào Word.

Cách chèn chữ ký điện tử vào trong Word nhanh chóng

Khi có nhiều tài liệu cần phải ký, thay vì ký tay mất nhiều thời gian thì hãy thử những cách sau. Chức năng Signature Line có sẵn trong Word sẽ giúp bạn thực hiện điều đó. Hãy tham khảo các cách làm như sau.

Cách thêm dòng chữ ký vào trong Word 

Thực hiện cách đưa chữ ký vào Word qua các bước sau:

• Bước 1: Mở Microsoft Word trên máy tính và chọn Insert. Sau đó chọn Signature Line (nằm ở góc trên bên phải thanh công cụ).

• Bước 2: Hộp thoại Signature xuất hiện. Bạn điền chi tiết chữ ký bằng cách điền vào hộp thoại các thông tin:
  • Tên – signer.
  • Tiêu đề - signer’s title.
  • Email – signer’s email address.
  • Ghi chú – instructions.

Sau đó chọn OK là hoàn thành cách chèn chữ ký vào Word.

• Bước 3: Khi hoàn tất, hình ảnh của chữ ký sẽ xuất hiện cùng với con trỏ văn bản.

Bạn cũng có thể thay đổi vị trí hoặc chỉnh sửa chữ ký như hình ảnh trong Word.

Hướng dẫn chèn chữ ký Digital vào trong Word nhanh chóng

Giá trị chữ ký Digital trong Word được coi là tương đương với chữ ký thực. Tức là sau khi đã ký, người dùng không thể thay đổi bất cứ điều gì trong văn bản.

Để làm được điều này, chữ ký của bạn phải được xác thực để đảm bảo rằng nó được sử dụng đúng mục đích.

Bạn có thể tạo chứng chỉ chữ ký Digital thông qua công cụ SELFCERT trong thư mục cài đặt Microsoft Office. Sau đây là hướng dẫn chèn chữ ký vào Word nhanh chóng:

• Bước 1: Đầu tiên các bạn tạo chữ ký trong Word như trên.
• Bước 2: Bạn vào ổ đĩa C, chọn Program Files, sau đó vào thư mục Microsoft Office. Chọn file Office16, sau đó tìm và mở file SELFCERT.EXE.

• Bước 3: Một hộp thoại mới hiện ra, các bạn điền vào ô trống tên chữ ký Digital của bạn. Sau đó chọn OK.

• Bước 4: Quay lại tài liệu Word, nhấn đúp chuột vào nội dung chữ ký đã tạo ở bước 1. Lúc này, hộp thoại chữ ký xuất hiện, nhập tên chữ ký Digital và chọn Sign để hoàn tất.

Sau khi hoàn tất các bước trên, một chữ ký digital mới sẽ được thêm vào văn bản Word và bạn không thể chỉnh sửa được nội dung nữa.

Lưu ý: Điểm đặc biệt ở chữ ký digital là nếu bạn sửa đổi nội dung văn bản thì chữ ký sẽ hết hiệu lực và bạn cần ký lại.

Tổng hợp 1001 các phím tắt trong Word giúp bạn trở nên PRO tin học văn phòng chỉ sau 30s, xem ngay!

Cách chèn thêm chữ ký hình ảnh vào Word 

Bạn cũng có thể scan chữ ký viết tay hoặc logo doanh nghiệp và chèn vào chữ ký trên Word. Cách thực hiện như sau:

• Bước 1: Click đúp chuột vào dòng chữ ký và chọn Select Image.

• Bước 2: Hộp thoại Insert Pictures hiện ra và chọn From a File. Sau đó nhấp vào ảnh chữ ký của bạn.
• Bước 3: Nhấn vào nút Sign để hoàn thành.

Chữ ký hoàn thành trông rất chuyên nghiệp, như hình dưới đây:

Cách dán chữ ký tay vào trang Word đơn giản trong 1 nốt nhạc

Ngoài cách chèn chữ ký trong Word như trên, bạn có thể làm cách dán chữ ký như sau:

Chèn ảnh chữ ký tay vào trong Word không cần tách nền

Nếu bạn không muốn thực hiện nhiều thao tác như trên, hãy thử cách chèn ảnh chữ ký vào Word như sau:

• Bước 1: Vào Insert và chọn Picture, sau đó tải lên hình ảnh chữ ký của bạn.

• Bước 2: Nhấp vào hình, trong thẻ Picture Format chọn mục Adjust Colors. 

• Bước 3: Sau đó chọn Black and White 50%. Hoặc bạn có thể tùy chỉnh mức độ sao cho chữ ký không bị mất nét.

• Bước 3: Vẫn trong thẻ Picture Format, nhấn vào Set Transparent Color để nền trở nên trong suốt.

• Bước 4: Kéo hình ảnh đến bất cứ đâu bạn muốn chèn và căn chỉnh như hình ảnh bình thường.

Chỉ vài thao tác đơn giản, bạn đã biết cách chèn chữ ký trong Word rồi đấy.

Chèn ảnh chữ ký vào trong Word bằng cách sử dụng công cụ tách nền

Nếu cách trên vẫn chưa loại bỏ hình nền hoàn toàn, thì hãy áp dụng cách làm như sau:

• Bước 1: Ký tên lên giấy trắng, không có ô ly và chụp hình chữ ký lại.
• Bước 2: Tách nền chữ ký bằng công cụ chỉnh ảnh Canva hoặc removal.ai.

Sau khi chữ ký được tách nền thì nhấn Download để tải chữ ký về máy tính.

• Bước 3: Chọn tab Insert, chọn Pictures và tải hình ảnh chữ ký vừa lưu.

• Bước 4: Kéo hình ảnh đến bất cứ đâu bạn muốn chèn và căn chỉnh như hình ảnh bình thường.

Có thể thấy, khi biết cách chèn chữ ký vào Word sẽ giúp bạn ký tên tài liệu quan trọng nhanh chóng hơn nhiều. Chúc bạn thực hiện thành công. Nếu thấy bài viết của Điện Thoại Vui hay, hãy chia sẻ bài viết đến cho mọi người cùng đọc nhé!