Tách chữ trong Excel bằng hàm và ví dụ cụ thể

Cách tách chữ trong Excel nhanh nhất là sử dụng tổ hợp phím Ctrl + E (Flash Fill) để máy tự động nhận diện quy luật hoặc dùng các hàm cơ bản như LEFT, RIGHT, MID để trích xuất ký tự theo vị trí. Việc làm chủ các kỹ thuật này giúp bạn xử lý họ tên, mã sản phẩm và email một cách chuyên nghiệp, chính xác và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết 7 cách tách chuỗi trong Excel hiệu quả nhất giúp bạn tối ưu hóa công việc văn phòng.

Tách chữ trong Excel để làm gì?

Tách chữ trong Excel giúp phân loại thông tin và trình bày bảng dữ liệu rõ ràng hơn. Thao tác này hỗ trợ chia nhỏ họ tên hoặc mã sản phẩm vào các ô riêng biệt.

Tách chữ trong Excel để làm gì? Trong một bảng Excel sẽ có rất nhiều thông tin khác nhau ở từng cột. Với mỗi thông tin sẽ được chia tách trong một cột riêng biệt. Vậy nên ta cần dùng tách chữ trong Excel để:

• Chia nhỏ dữ liệu ra từng ô, thông tin hiển thị được rõ ràng hơn. Ví dụ: Tách Tên và Họ ra từng cột khác nhau, tách tên đường với tên phường, quận.

• Hàm tách chuỗi trong Excel, tách phần chữ và phần số hoặc các ký tự đặc biệt để dễ dàng lọc dữ liệu cùng định dạng.

Cách tách chữ trong Excel bằng hàm LEFT

Sử dụng hàm LEFT là cách tách chữ trong Excel bắt đầu từ phía bên trái của chuỗi ký tự. Công thức này giúp bạn lấy nhanh mã định danh hoặc ký tự đầu của dữ liệu.

LEFT: Là hàm tách chữ trong Excel, tách các ký tự trong chuỗi tính từ bên trái qua.

Công thức: =LEFT(text; [num_chars])

Trong đó: 

• Text là chuỗi ký tự mà người dùng muốn chia tách. Text có thể là một tham chiếu ô Excel hợp lệ.
• Num_chars là một số tự nhiên lớn hơn hoặc bằng 0. Con số này quy định số lượng ký tự mà bạn muốn lấy tính từ trái sang phải của chuỗi ký tự đã chọn.

Ví dụ minh hoạ: Dùng hàm LEFT tách 2 ký tự chữ đầu tiên trong mã nhân viên của 1 công ty.

• Chọn vào ô Excel muốn cho ra kết quả.
• Nhập công thức =LEFT(A2;2) vào ô được chọn. Trong đó A2 là ô chứa mã số nhân viên. Số 2 là tổng số ký tự cần tách khi đếm từ trái sang.
• Kết quả thu được là: SO (phần chữ của mã số nhân viên).

Lưu ý: Nếu bạn không nhập num_chars (số lượng ký tự) thì Excel sẽ mặc định chúng bằng 1 và sẽ cho ra kết quả ký tự đầu tiên của chuỗi. 

Cách tách chữ trong Excel bằng hàm lấy ký tự - RIGHT

Dùng hàm RIGHT để tách chữ trong Excel tính từ vị trí bên phải của ô dữ liệu. Đây là công thức hiệu quả để trích xuất số đuôi hoặc phần cuối văn bản.

RIGHT: Là hàm tách chữ trong Excel, tách các ký tự trong chuỗi tính từ bên phải qua.

Công thức: =RIGHT(text; [num_chars] 

Trong đó:

• Text là xâu ký tự cần tách, có thể là một phần tử Excel hợp lệ.
• Num_chars là số lượng ký tự mà người dùng muốn lấy ra khỏi chuỗi tính từ bên phải qua.

Ví dụ minh hoạ: Dùng hàm RIGHT để tách 3 ký tự chữ số cuối cùng trong mã số nhân viên của 1 công ty.

• Chọn vào ô phần từ Excel muốn lấy ký tự số.
• Nhập công thức =RIGHT(A2; 3) vào ô trống đã chọn. Trong đó A2 là toàn bộ mã số của 1 nhân viên. Số 3 là lượng ký tự số muốn tách đếm từ bên phải mã số qua.
• Kết quả thu được là: 123 (phần số của mã số nhân viên).

Nhìn chung, làm LEFT và RIGHT là 2 hàm tách chữ trong Excel có nguyên lý hoạt động tương tự nhau, chỉ khác chiều lấy ký tự.

Cách tách chữ trong Excel bằng hàm MID đơn giản

Hàm MID hỗ trợ tách chữ trong Excel tại bất kỳ vị trí nào nằm ở giữa chuỗi văn bản. Bạn dễ dàng quy định điểm bắt đầu và số lượng ký tự cần lấy linh hoạt.

MID: là hàm tách chuỗi trong Excel. Đây là hàm dùng để tách các ký tự ở giữa chuỗi, có điểm bắt đầu và kết thúc.

Công thức: =MID(text; start_num, num_chars)

Trong đó: 

• Text là chuỗi ký tự mà người dùng muốn tách, có thể là một ô giá trị hợp lệ bất kỳ.
• Start_num là một vị trí bắt đầu tách ký tự trong chuỗi.
• Num_chars là số lượng ký tự mà bạn muốn tách tính từ Start_num.

Ví dụ minh hoạ: Dùng hàm MID để tách 2 ký tự trong mã số nhân viên bắt đầu từ ký tự thứ 3.

• Chọn vào ô Excel trống cần cho ra kết quả.
• Nhập công thức =MID(A2; 3; 2) vào ô được chọn. Trong đó A2 là mã số nhân viên cần tách. Số 3 chỉ vị trí ký tự đầu tiên cần tác, 2 là số lượng ký tự được tách tính từ vị trí thứ 3.
• Kết quả sau khi tách chữ trong Excel: 12 là các ký tự được tách khi dùng hàm MID.

So với LEFT và RIGHT, hàm MID giúp bạn linh hoạt hơn trong việc tách ký tự từ chuỗi. Lưu ý rằng Start_num bắt buộc phải lớn hơn 0, nếu bằng 1 thì kết quả tính của hàm MID và LEFT sẽ tương tự nhau.

Tách chữ trong Excel bằng công cụ Flash Fill

Flash Fill là công cụ tự động tách chữ trong Excel dựa trên quy luật dữ liệu mẫu. Bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + E để xử lý họ tên hàng loạt nhanh chóng.

Tách chữ trong Excel bằng Flash Fill là cách nhanh chóng và tiện lợi. Đặc biệt phù hợp khi bạn không muốn dùng hàm phức tạp. Công cụ này sẽ tự động nhận diện quy luật từ dữ liệu mẫu và điền phần còn lại chỉ trong vài giây.

Ví dụ: Bạn có một cột chứa Họ và tên đầy đủ của nhân viên (ví dụ: Nguyễn Văn An) và muốn tách thành 3 cột riêng: Họ – Tên đệm – Tên.

Cách thực hiện với Flash Fill:

Bước 1: Tại các cột mới, bạn nhập thủ công Họ, Tên đệm và Tên của nhân viên đầu tiên tương ứng với dữ liệu gốc.

Bước 2: Click chọn ô ở cột Họ vừa nhập. Vào tab Data, tại nhóm Data Tools chọn Flash Fill (hoặc nhấn Ctrl + E) để Excel tự động điền dữ liệu.

Bước 3: Excel sẽ tự động tách toàn bộ Họ cho các dòng còn lại. Sau đó, bạn chỉ cần lặp lại thao tác tương tự cho cột Tên đệm và Tên là hoàn tất.

Kết quả: Toàn bộ họ tên sẽ được tách thành 3 cột riêng biệt chỉ trong vài thao tác, nhanh và chính xác.

Tách chữ trong Excel bằng Text to Columns

Tính năng Text to Columns giúp tách chữ trong Excel dựa vào các dấu phân tách như khoảng trắng. Đây là cách chia một cột thành nhiều cột nhanh nhất mà không cần dùng hàm.

Tách chữ trong Excel bằng Text to Columns là cách phổ biến. Giúp chia dữ liệu thành nhiều cột dựa trên ký tự phân tách, thường là khoảng trắng (Space). Phương pháp này phù hợp khi dữ liệu có cấu trúc rõ ràng và đồng nhất.

Ví dụ: Bạn có cột A chứa Họ và tên đầy đủ như: Ngô Phương Quỳnh và muốn tách mỗi phần thành các cột riêng biệt.

Cách thực hiện với Text to Columns:

Bước 1: Tô đen cột Họ và tên cần tách rồi vào tab Data trên thanh công cụ. Chọn Text to Columns để mở hộp thoại thiết lập.

Bước 2: Chọn Delimited rồi nhấn Next.

Bước 3: Tick chọn Space (khoảng trắng) và nhấn Next.

Bước 4: Chọn định dạng Text, tại mục Destination chọn ô muốn chứa dữ liệu sau khi tách (ví dụ: B2) xong nhấn Finish.

Kết quả: Chuỗi Ngô Phương Quỳnh sẽ được tách thành 3 cột riêng: Ngô | Phương | Quỳnh.

Lưu ý: Text to Columns sẽ tách mỗi từ thành một cột riêng. Với tên người Việt có số lượng từ khác nhau, dữ liệu có thể bị lệch cột, bạn nên cân nhắc trước khi sử dụng.

Tách chữ trong Excel bằng hàm TEXTSPLIT

TEXTSPLIT là hàm mới giúp tách chữ trong Excel sang nhiều hàng hoặc cột vô cùng đơn giản. Công thức này tối ưu cho người dùng Office 365 khi xử lý văn bản phức tạp.

Tách chữ trong Excel bằng hàm TEXTSPLIT là cách hiện đại, nhanh gọn. Giúp bạn chia dữ liệu thành nhiều cột hoặc hàng dựa trên dấu phân cách. Hàm này đặc biệt hữu ích khi xử lý danh sách tên hoặc chuỗi văn bản dài.

Cú pháp: =TEXTSPLIT(text, col_delimiter, [row_delimiter], [ignore_empty], [match_mode], [pad_with])

Trong đó:

• text: Dữ liệu cần tách.
• col_delimiter: Ký tự phân tách theo cột (bắt buộc nếu tách cột).
• row_delimiter: Ký tự phân tách theo hàng (tùy chọn).

Ví dụ 1: Tách tên theo khoảng trắng

Bạn cần tách Nguyễn Văn A thành 3 cột Nguyễn | Văn | A, chỉ cần nhập công thức:

=TEXTSPLIT(A1,' ')

Ví dụ 2: Tách theo dấu phẩy xuống nhiều hàng

Bạn cần tách Táo, Chuối, Cam, Xoài thành nhiều hàng riêng biệt, chỉ cần nhập công thức:

=TEXTSPLIT(A1,,',')

Ví dụ 3: Tách cả theo hàng và cột

Bạn cần tách Tên-SĐT;An-0123;Bình-0456;Cường-0789 sang bảng gồm 2 cột Tên | Số điện thoại, chỉ cần nhập công thức:

=TEXTSPLIT(A3,'-',';')

Lưu ý: TEXTSPLIT chỉ có trên Excel phiên bản mới (Microsoft 365, Excel 2021 trở lên).

Kết hợp hàm tách chữ trong Excel cùng hàm SEARCH

Kết hợp hàm SEARCH giúp bạn tách chữ trong Excel dựa trên vị trí ký tự đặc biệt như @. Cách này hỗ trợ xử lý dữ liệu email hoặc chuỗi không cố định chính xác.

Ngoài 3 cách tách chữ trong Excel như trên, bạn còn có thể tách ký tự trước hoặc sau một ký tự đặc biệt cụ thể. Cách làm này đòi hỏi bạn cần biết kết hợp tính năng của các hàm trên với hàm SEARCH. 

SEARCH: là hàm tìm vị trí của 1 ký tự cụ thể trong chuỗi ký tự. 

Công thức: =SEARCH(find_text; within_text; [start_num])

Trong đó: 

• Find_text là các ký tự cụ thể mà bạn muốn tìm vị trí trong chuỗi.
• Within_text là chọn chuỗi ký tự bạn muốn tách chữ.
• Start_num là vị trí ký tự mà bạn muốn bắt đầu tìm kiếm Find_text trong Within_text.

Ví dụ minh hoạ: Kết hợp hàm LEFT và SEARCH để tách các ký tự trước “@” trong các gmail được cho. Gợi ý: trước hết bạn cần xác định vị trí của chữ '@' qua hàm SEARCH từ đó suy ra được vị trí của ký tự đứng trước '@'. Kết hợp LEFT để phần chữ tới vị trí đã được xác định.

Thực hiện:

• Chọn vào ô cần cho ra kết quả ký tự.
• Nhập vào công thức =LEFT(A2; SEARCH(“@”; A2) -1) vào ô trống. Trong đó A2 là giá trị đầy đủ thông tin gmail. SEARCH(“@”; A2) giúp tìm ra vị trí của “@” trong gmail. Nếu vị trí đó trừ 1 sẽ thu được vị trí cần tách trước ký tự “@”.

• Kết quả thu được: dienthoaivui (phần ký tự trước @gmail.com).

Sau các bước trên bạn có thể sao chép công thức xuống các ô phần tử dưới dễ dàng. 

Lưu ý: Trong hàm SEARCH có thể loại bỏ phần Start_num nhưng Find_text, Within_text là thành phần bắt buộc.

[dtv_product_related category='thay-man-hinh-iphone-11']

Lỗi thường gặp khi tách chữ trong Excel và cách sửa lỗi 2026

Lỗi lệch cột hoặc #NAME? thường xảy ra khi tách chữ trong Excel do định dạng dữ liệu không đều. Bạn nên dùng hàm TRIM để xóa khoảng trắng thừa trước khi tách chuỗi.

Khi tách chữ trong Excel, nhiều người thường gặp lỗi do dữ liệu không đồng nhất. Dùng sai công cụ hoặc nhập công thức chưa chuẩn. Nắm trước các lỗi phổ biến dưới đây sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn và hạn chế phải sửa file nhiều lần:

Dữ liệu tách ra bị lệch cột

Lỗi này thường xảy ra khi bạn dùng Text to Columns hoặc TEXTSPLIT. Nhưng dữ liệu ban đầu không có cùng cấu trúc, chẳng hạn tên người có 2 từ, 3 từ hoặc 4 từ. Khi đó, Excel sẽ chia mỗi phần sang một cột riêng khiến bảng bị lệch. Cách khắc phục nhanh là kiểm tra lại dữ liệu gốc, chuẩn hóa dấu cách. Chọn phương pháp phù hợp hơn như Flash Fill.

Công thức trả về lỗi #NAME? hoặc không hoạt động

Trường hợp này hay gặp khi bạn nhập sai tên hàm, dùng dấu phân cách chưa đúng. Hoặc dùng TEXTSPLIT. Ví dụ Excel cũ sẽ không nhận hàm này và báo lỗi ngay. Cách sửa nhanh là kiểm tra lại chính tả công thức, dấu ngoặc, dấu phẩy hoặc dấu chấm phẩy. Đồng thời xác nhận phiên bản Excel có hỗ trợ hàm bạn đang dùng hay không.

Kết quả tách chữ bị sai do thừa khoảng trắng

Đây là lỗi phổ biến khi dữ liệu được sao chép từ file khác hoặc nhập thủ công không đều, Khiến chuỗi có khoảng trắng ở đầu, cuối hoặc giữa các từ. Cách khắc phục nhanh là dùng hàm TRIM để loại bỏ khoảng trắng thừa trước. Sau đó mới áp dụng các hàm tách chữ hoặc công cụ có sẵn trong Excel.

Câu hỏi thường gặp về cách tách chữ trong Excel

Tổng hợp những thắc mắc phổ biến về kỹ thuật phân tách dữ liệu và định dạng chuỗi trong bảng tính. Các giải đáp ngắn gọn hỗ trợ bạn tối ưu hóa quy trình làm việc với Excel hiệu quả.

Làm sao để tách nhanh Họ và Tên thành 2 cột riêng biệt?

Bạn hãy sử dụng tính năng Flash Fill (Ctrl + E) hoặc kết hợp hàm LEFT/RIGHT với hàm FIND.

Tại sao hàm TEXTSPLIT báo lỗi #NAME? trên máy tính của tôi?

Lỗi này xuất hiện do phiên bản Excel của bạn quá cũ, hàm TEXTSPLIT chỉ hỗ trợ từ bản Microsoft 365.

Có cách nào tách số ra khỏi chữ trong Excel không?

Bạn có thể dùng công cụ Flash Fill để máy tự nhận diện và tách phần số một cách tự động.

Xóa khoảng trắng thừa trước khi tách chữ bằng hàm nào?

Bạn nên dùng hàm TRIM lồng vào công thức để đảm bảo kết quả tách chữ chính xác và không bị lỗi.

Kết luận

Trên đây là những cách tách chữ trong Excel vô cùng đơn giản và dễ hiểu. Hy vọng rằng từ những thông tin và ví dụ minh hoạ cụ thể, bạn có thể nhanh chóng áp dụng các hàm công thức này vào dữ liệu Excel hiệu quả. Đừng quên chia sẻ thủ thuật này từ Điện Thoại Vui cho bạn bè nếu thấy bổ ích nhé!