Cách xóa khoảng trắng trong Excel đơn giản nhất hiện nay

Xóa khoảng trắng trong Excel là một trong những thủ thuật hữu ích giúp file báo cáo của bạn được chỉnh chu hơn. Vậy dùng công thức Excel nào để loại bỏ những khoảng trắng dư thừa trong dữ liệu nhanh chóng? Cùng xem ngay cách hướng dẫn chi tiết tại bài viết dưới đây nhé!

Tại sao nên biết cách xóa những khoảng trắng trong Excel? 

Trong quá trình sử dụng hoặc làm việc trên bảng tính Excel, bạn sẽ thường xuyên gặp lỗi khoảng trắng nhiều. Các khoảng trắng này có thể ở đầu dầu hoặc ở giữa các ký tự trong dòng. Khoảng trắng này thường gấp đôi dấu cách hoặc có kích thước bằng một phím tab trong Word.

Các khoảng trắng này có thể bắt nguồn từ một số nguyên nhân như sau:

• Bạn copy và dán dữ liệu từ file khác, từ các trang web hoặc tài liệu khác ngoài Excel. Khi dán bạn đã quên không xóa định dạng đi hoặc đã xóa định dạng nhưng vẫn lỗi.
• Bạn chuyển hoặc Insert từ file Excel khác sang nhưng không kiểm tra kỹ file gốc.
• Chuyển file từ phiên bản Excel khác hoặc từ WPS Office sang các phiên bản Excel.

Khi bảng tính của bạn xuất hiện các khoảng trắng, chúng sẽ mang đến rất nhiều bất tiện. Ngoài việc khiến file mất đi tính thẩm mỹ, các khoảng trắng này còn mang đến một số bất tiện sau:

• Nếu báo cáo Excel của bạn có quá nhiều khoảng trắng báo cáo sẽ trở nên không chuyên nghiệp.
• Các khoảng trắng trong Excel sẽ gây khó khăn khi bạn muốn sử dụng các hàm lấy ký tự.
• Việc xuất hiện các khoảng trắng sẽ cản trở bạn thực hiện các tính năng ghép nối ô dữ liệu.
• Khoảng trắng trong Excel nếu không được kiểm tra kỹ khiến kết quả tính toán và truy vấn dữ liệu xảy ra sai sót.

Chính vì những tác hại trên, nên người dùng cần biết cách xóa và hạn chế nhất có thể các khoảng trắng. Biết cách xóa khoảng trắng đầu dòng hoặc trong dòng sẽ giúp bạn trở thành người dùng Excel Pro hơn. Vậy, cách xóa khoảng trắng trong Excel như thế nào?

Cách xóa khoảng trắng trong Excel bằng Find & Replace 

Cách đơn giản và nhanh nhất để xóa các khoảng trắng chính là dùng tính năng tìm và thay thế. Với Find & Replace, bạn hãy tiến hành xóa các khoảng cách rỗng theo các bước sau:

Bước 1: Mở trang Excel và chọn vùng dữ liệu cần xóa khoảng trắng. Sau đó chọn mục Find & Select trên thanh công cụ Home và chọn tiếp Replace.

Bước 2: Tại Find what bạn hãy nhập 3 đến 5 dấu cách tùy thuộc vào khoảng trắng trên bảng. Phần Replace with, bạn hãy nhập 1 dấu cách. Sau đó ấn chọn Find All.

Bước 3: Tại cửa sổ kết quả sẽ hiện ra các truy xuất cần thay thế. Bạn hãy chọn Replace All.

Sau khi thay thế tất cả, kết quả bảng tính sẽ được xóa khoảng trắng trong Excel. Tuy nhiên, các khoảng trắng có thể sẽ còn sót lại do số lượng dấu cách bạn nhập không chuẩn xác. Khi đó, bạn chỉ cần thực hiện lại thao tác một lần nữa với số lượng dấu cách trong phần Find what ít hơn lần đầu.

Bạn lặp lại thao tác xóa khoảng trắng này cho đến khi file Excel của bạn chỉnh chu.

Mặc dù đây là cách đơn giản nhất để xóa các khoảng trắng trong Excel nhưng chúng lại có một số nhược điểm:

• Phải thực hiện nhiều lần nếu nhập liệu khoảng cách không chuẩn.
• Không xóa được triệt để với 1 lần Replace All.
• Với những vùng dữ liệu lớn, bạn phải kiểm tra kỹ càng các ô dữ liệu. Chỉ cần bỏ sót một khoảng trắng nào thì kết quả tính toán theo các hàm sẽ bị sai hoặc báo lỗi. Đặc biệt với số điện thoại có khoảng cách hoặc các định dạng đặc biệt có nhiều hơn 1 dấu cách trong câu.

Tuy nhiên việc xóa khoảng trắng bằng Find & Replace sẽ xóa được cả các khoảng trắng đầu dòng. Chức năng tìm và thay thế sẽ giúp bạn xóa những nơi có nhiều dấu cách trong cùng một cách nhanh nhất.

Hướng dẫn cách xóa dòng trống trong Excel cực nhanh có thể bạn chưa biết, xem ngay tại đây!

Một số hàm xóa khoảng trắng trong Excel siêu đơn giản 

Đối với bảng tính Excel có lượng dữ liệu lớn và đòi hỏi sự chính xác cao, tính năng Find & Replace chưa phải tối ưu nhất. Khi đó bạn nên sử dụng các hàm trong Excel để xóa khoảng trắng một cách chính xác và nhanh nhất. Sau đây là một số hàm xóa khoảng cách dư thông dụng phổ biến.

Xóa khoảng trắng Excel bằng hàm TRIM

TRIM là trong những hàm công thức có thể xóa cả khoảng trắng đầu dòng và giữ dòng trong Excel. Bạn nên dùng hàm TRIM khi lượng dữ liệu cần sửa dao động từ 10 đến tối đa 100 dòng. Nếu lượng dữ liệu quá lớn, hãy cân nhắc trước khi dùng.

Công thức hàm TRIM: =TRIM(text)

Trong đó, text là ô dữ liệu bạn cần xóa khoảng trắng đầu dòng hoặc trong dòng trên trang tính Excel đó.

Để dùng hàm TRIM xóa khoảng cách dư, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn tạo một cột phụ, bạn nhập công thức hàm tại ô tương đương trong cột phụ. Ví dụ: bạn nhập =TRIM(F8). Sau đó nhấn Enter.

Đây là công thức sẽ xóa khoảng trắng dư ra bất kỳ trong ô F8. Hàm sẽ giữ nguyên định dạng font và khoảng cách của các chữ trong văn bản. Sau khi thành công ở ô đầu, bạn tiến hành kéo thả thủ công để sao chép công thức. Hãy nhấn vào dấu + ở ô kết quả đầu tiên. Sau đó kéo đến hết vùng dữ liệu cần sửa.

Bước 2: Sau khi có bảng kết quả, bạn chọn toàn bộ cột phụ. Bạn copy cột phụ vào cột chính để được bảng dữ liệu đã xóa khoảng trắng là xong.

Tuy nhiên, hàm TRIM bắt buộc người dùng phải kéo thả chuột thủ công để sao chép công thức. Vì vậy, nếu có hàng trăm đến nghìn dòng, bạn sẽ không thể kéo hết. Hơn nữa, hàm TRIM chỉ sử dụng được khi dữ liệu có định dạng Text. Hàm này không thể sử dụng cho các dữ liệu số hoặc các định dạng đặc biệt.

Xóa khoảng trắng bằng hàm SUBSTITUTE  trong Excel 

Substitute là một trong số các hàm giúp loại bỏ khoảng trắng trên cả số và văn bản chữ trong Excel.

Công thức của hàm Substitute: =SUBSTITUTE(text,old_text,new_text,[instance_num])

Trong đó, nếu muốn xóa khoảng trắng, công thức sẽ được phân tích như sau:

• Text: là ô chứa dữ liệu có khoảng trắng cần xóa.
• Old_text: là ký tự trắng hoặc khoảng trắng trong ô dữ liệu cần được sửa hoặc thay thế.
• New_text: dữ liệu mà bạn muốn thay cho khoảng trắng
• [instance_num]: số lần xuất hiện của khoảng trắng mà bạn muốn thay bằng dữ liệu mới.

Để xóa khoảng cách trắng bằng hàm Substitute, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn tạo một cột phụ, tại ô tương đương trong cột phụ, bạn nhập công thức hàm Substitute.

Tại ô đầu tiên trong cột phụ bạn nhập =Substitute(F8,'   ',' ') sau đó nhấn Enter.

Tại cột tên đã hiển thị bằng cách dùng hàm, hãy sao chép công thức xuống các ô còn lại. Bạn nhấn giữ dấu + và kéo thả chuột đến vị trí cuối bảng trong cột phụ là xong.

Bước 2: Khi có bảng kết quả, bạn chọn toàn bộ cột phụ. Sao đó chọn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím C để Copy. Sau đó bạn click chuột vào ô đầu tiên cần sửa trong cột chính, nhấn chuột phải và chọn vào biểu tượng chỉ dán giá trị như hình:

Khi không nhập [instance_num], Excel sẽ tự hiểu rằng bạn muốn xóa tất cả các khoảng trắng. Bao gồm cả các khoảng trắng hay khoảng cách đầu dòng. Cách này khá phức tạp và phải kéo thả để sao chép công thức. Nếu không cẩn thận với cách xóa này có thể dẫn đến lỗi cho dữ liệu.

Kết hợp hàm TRIM với hàm CLEAN để xóa khoảng trắng Excel 

Đối với dữ liệu phức tạp, khoảng trắng nhiều khiến hàm Trim không thể xóa hết. Khi đó, sự kết hợp giữa hàm Trim và hàm Clean sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề này. Ưu điểm của sự kết hợp này chính là xóa toàn bộ các khoảng trắng thừa trong dòng.

Công thức kết hợp hàm: =TRIM(CLEAN(ô văn bản cần xóa khoảng trắng))

Để dùng hai hàm này cùng lúc bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn tạo một cột phụ, tại ô tương đương trong cột phụ, bạn nhập công thức hàm.

Ví dụ: bạn nhập =TRIM(CLEAN(F8)). Sau đó nhấn Enter.

Đây là cách tối ưu xóa tất khoảng trắng dư ra bất kỳ ở ô F8 trong trang tính Excel hiện tại. Sau khi thành công ở ô đầu, bạn tiến hành kéo thả thủ công để sao chép công thức. Hãy nhấn vào dấu + ở ô kết quả đầu tiên. Sau đó kéo đến hết vùng dữ liệu cần sửa.

Bước 2: Khi có bảng kết quả, bạn chọn toàn bộ cột phụ. Sao đó chọn nhấn tổ hợp phím Ctrl và phím C để Copy. Sau đó bạn click chuột vào ô đầu tiên cần sửa trong cột chính, nhấn chuột phải và chọn vào biểu tượng chỉ dán giá trị như hình:

Sau khi dán xong, bạn sẽ có một cột dữ liệu hoàn thiện. Với cách này, bạn cũng cần phải kéo thả chuột để sao chép. Tuy nhiên, ưu điểm lớn nhất của cách này chính là nó có thể xóa được tất cả các khoảng trắng đầu dòng trong ô. Vì vậy, trong 1 file Excel, đây là cách xóa tối ưu và được sử dụng nhiều nhất.

Một số mẹo dùng Excel hạn chế dòng trống và khoảng trống

Để không phải đau đầu tìm cách xóa hoặc sửa đi sửa lại các báo cáo vì các khoảng trắng trong Excel. Bạn hãy lưu lại ngay các mẹo hữu ích sau đây khi sử dụng Excel nhé. 

• Khi nhập dữ liệu thủ công bằng tay, hãy chú ý số lượng phím cách bạn đã nhập. Hãy chú ý ngay từ khi nhập dữ liệu để không phải sửa đi sửa lại file nhiều lần.
• Sau khi nhập xong các file dữ liệu, hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + F. Bạn hãy nhập tìm kiếm '  ' bằng cách gõ liên tiếp 2 dấu cách để tìm xem bạn có nhập dư không. Việc nhập dư dấu cách cũng sẽ tạo ra các khoảng trắng cần xóa trên Excel.
• Nếu bạn dùng Insert để lấy file bảng tính khác, hãy kiểm tra thật kỹ dữ liệu được trích xuất. Xem các dữ liệu đó được phân tách đúng chưa.
• Nếu Copy từ file khác, thay vì nhấn Ctrl + V thì hãy nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + V để dán. Tổ hợp này sẽ giúp bạn xóa định dạng gốc của phần dữ liệu. Cách này sẽ không triệt để nhất để tránh các khoảng trắng, nhưng nó giúp bạn không gặp lỗi khi dán.

Vậy là bài viết đã hướng dẫn bạn các cách xóa khoảng trắng trong Excel cực đơn giản. Hi vọng với những cách này, bạn đã có thể dễ dàng chỉnh sửa và khắc phục các khoảng cách dư trong file của mình. Nếu các cách này hiệu quả, hãy chia sẻ cho mọi người cùng nhau thực hiện bạn nhé!