Cách lấy dữ liệu với hàm IMPORTRANGE trong Google sheet

Trong Google Sheet, Excel việc sử dụng hàm IMPORTRANGE có điều kiện sẽ giúp bạn trích xuất dữ liệu từ nhiều bảng tính khác nhau. Quá trình này sẽ càng nhanh hơn nếu bạn kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF, QUERY, INDEX MATCH. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu về hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet nhé!

Hàm IMPORTRANGE là gì?

Hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet là một hàm giúp trích xuất dữ liệu từ các bảng tính khác nhau mang vào bảng tính hiện tại của bạn. 

Lợi ích khi biết dùng hàm IMPORTRANGE trong bảng tính, đó là: 

• Thao tác lấy dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng và tiết kiệm thời gian.
• Giúp bạn kiểm soát thông tin một cách linh hoạt và dễ dàng hơn.
• Với dữ liệu được lấy về từ hàm IMPORTRANGE, khi dữ liệu ở bảng tính nguồn thay đổi thì vùng dữ liệu được xuất ra cũng sẽ được thay đổi theo một cách tương ứng. 

Công thức hàm IMPORTRANGE 

Cấu trúc hàm IMPORTRANGE Google Sheets được xác định bằng công thức sau:

=IMPORTRANGE(“spreadsheet_url”; “chuỗi_dải_ô”). 

Trong đó:

• Spreadsheet url: là đường dẫn URL của một bảng tính mà bạn muốn trích xuất dữ liệu. Phần này phải nằm trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô chứa URL của một bảng tính.
• Chuỗi_dải_ô: là dải ô xác định sẽ lấy dữ liệu. Giá trị của chuỗi_dải_ô phải được đặt trong dấu ngoặc kép hoặc tham chiếu đến ô có chứa văn bản phù hợp.

Lưu ý khi dùng hàm IMPORTRANGE có điều kiện trong Google Sheet

Một vài lưu ý quan trọng cho bạn khi dùng hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet:

Bảng tính Google Sheets phải được cấp quyền

Khi bạn sử dụng hàm IMPORTRANGE để chuyển dữ liệu từ một bảng tính bạn không sở hữu, thì bạn phải được cấp quyền truy cập. Sau khi người dùng được cấp quyền truy cập, bạn có thể lấy dữ liệu từ bất kỳ phần nào của bảng tính nguồn.

Phải cho phép truy cập sau khi nhập công thức

Khi liên kết dữ liệu với bảng tính khác, bạn sẽ nhận được thông báo Lỗi #REF!. Lỗi này xuất hiện và nhắc: 'Bạn cần phải kết nối các trang tính này. Cho phép truy cập.' Bạn phải nhấp chọn 'Allow Access' (cho phép truy cập) sau khi nhập công thức, nếu không dữ liệu sẽ không xuất hiện.

Công thức có thể viết hoa hay viết thường tùy ý 

Khi nhập công thức hàm IMPORTRANGE để xuất dữ liệu, bạn có thể viết chữ hoa - thường tùy ý.

Bạn hãy xem và nắm rõ 3 lưu ý cụ thể trên đây khi dùng hàm IMPORTRANGE có điều kiện trong Google Sheet bạn nhé.

Thông tin hữu ích dành cho bạn: Cách tách chữ trong excel

Hướng dẫn lấy dữ liệu trong Google Sheet với hàm IMPORTRANGE 

Để có thể biết cách thực hiện thao tác hàm IMPORTRANGE có điều kiện, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết sau đây.

Liên kết dữ liệu từ file dữ liệu khác

Để lấy dữ liệu từ file có sẵn là DANH SÁCH SINH VIÊN, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Sao chép đường link của file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bước 2: Dán link vừa copy vào công thức hàm IMPORTRANGE trong bảng tính của bạn.

Công thức: =IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp Đại Trà!A2:E7')

Ý nghĩa: Trích xuất dữ liệu từ ô A2 đến E7 của file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bạn cũng có thể thay đường link Google Sheet bằng đuôi của file. Công thức cụ thể:

=IMPORTRANGE('1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k'; 'Lớp Đại Trà!A2:E7')

Bước 3: Nhấn Enter, đợi Loading… bảng tính sẽ hoàn thành việc lấy dữ liệu như hình bên dưới.

Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản là bạn đã hoàn tất việc liên kết dữ liệu này sang file dữ liệu khác nhờ hàm IMPORTRANGE.

Liên kết dữ liệu giữa các sheet trong file

Ngoài cách liên kết dữ liệu từ file khác, bạn cũng có thể liên kết dữ liệu giữa các sheet trong cùng một file. Tham khảo cách thực hiện trong ví dụ minh họa dưới đây.

Trong bảng tính DANH SÁCH SINH VIÊN, có 2 sheet là Lớp Đại Trà và Lớp CLC. Bạn muốn thực hiện liên kết dữ liệu sheet Lớp CLC sang sheet Lớp Đại Trà theo các bước:

Bước 1: Copy đường link file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bước 2: Dán link vừa copy vào công thức hàm IMPORTRANGE trong sheet Lớp Đại Trà.

Công thức:

=IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp CLC!A2:E12')

Ý nghĩa: Trích xuất dữ liệu từ ô A2 đến E12 của sheet Lớp CLC.

Bước 3: Nhấn Enter, đợi Loading… bảng tính sẽ hoàn thành việc lấy dữ liệu từ sheet Lớp CLC như hình bên dưới.

Nhờ có hàm IMPORTRANGE, việc liên kết dữ liệu giữa các sheet trong cùng một file trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn nhiều.

Hàm INDEX trong Excel là gì? Hướng dẫn cách sử dụng hàm INDEX để xử lý dữ liệu chi tiết, xem ngay!

Kết hợp hàm IMPORTRANGE với các hàm khác trong Excel

Ngoài ra, hàm IMPORTRANGE còn có thể kết hợp với các hàm khác trong Excel như hàm IF, hàm QUERY, hàm INDEX, MATCH. 

Với hàm IF

Hàm IMPORTRANGE trong Excel kết hợp với hàm IF để so sánh các giá trị với nhau và đưa ra một trong hai kết quả. Kết quả đầu tiên nếu biểu thức đúng, kết quả thứ hai nếu biểu thức sai.

Công thức:

=IF(biểu_thức_logic;IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô);giá_trị_nếu_sai)

Trong đó:

• Biểu_thức_logic: Là biểu thức so sánh. 
• IMPORTRANGE(spreadsheet_url; chuỗi_dải_ô) kết quả đầu tiên trả về giá trị nếu biểu_thức_logic đúng.
• Giá_trị_nếu_sai: Trả về giá trị nếu biểu_thức_logic có kết quả sai.

Ví dụ minh họa

Công thức:

=IF(A1='Yes';IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp Đại Trà!A2:E7'); 'Không truy vấn được')

Ý nghĩa: Nếu ô A1=“Yes” thì truy xuất dữ liệu từ ô A2 đến E7, ngược lại thì xuất câu “Không truy xuất được”.

Đơn giản như vậy là bạn đã hoàn thành xong thao tác kết hợp hàm IMPORTRANGE với hàm IF trong Excel.

Xem thêm thông tin về hàm countif trong excel. Click ngay!

Với hàm QUERY

Hàm QUERY IMPORTRANGE giúp bạn tra cứu, lọc và lấy dữ liệu theo bất kỳ định dạng nào bạn muốn.

Công thức:

=QUERY(IMPORTRANGE(spreadsheet_url ; chuỗi_dải_ô); QUERY)

Trong đó:

•  IMPORTRANGE(spreadsheet_url ; chuỗi_dải_ô): Để lấy dữ liệu từ bảng tính mà bạn muốn truy vấn.
•  QUERY: Dữ liệu mà bạn muốn truy vấn.

Ví dụ minh họa: Bạn chỉ muốn truy vấn cột Mã số sinh viên trong bảng tính DANH SÁCH SINH VIÊN của bạn thì hãy làm như sau:

Công thức:

=QUERY(IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp CLC!A2:E12'); 'SELECT Col5')

Ý nghĩa: Lấy những thông tin từ ô A2 đến Ô E12 của file DANH SÁCH SINH VIÊN với điều kiện chỉ lấy cột Mã số sinh viên.

Lưu ý các dữ liệu truy vấn phải để trong dấu ' ' và bạn phải viết hoa chữ C trong chữ Col thì mới truy vấn dữ liệu thành công.

Với hàm INDEX, MATCH

Hàm IMPORTRANGE kết hợp với hàm INDEX, MATCH giúp bạn xử lý các truy vấn dữ liệu, tính toán một cách nhanh chóng.

Công thức: 

=INDEX(IMPORTRANGE('Spreadsheet url';Range string);MATCH(Giá trị tìm kiếm;IMPORTRANGE(Spreadsheet url;Mảng tìm kiếm)))

Trong đó:

• Spreadsheet url: Là đường link của một bảng tính.
• Range string: Là “Chuỗi dải ô” của bảng tính, theo sau là '!' và phạm vi của các ô bạn muốn lấy dữ liệu.
• Giá trị tìm kiếm: Giá trị mà bạn muốn so trong mảng tìm kiếm.
• Mảng tìm kiếm: Là phạm vi ô tìm kiếm.

Ví dụ minh họa: Tìm điểm của bạn có mã số sinh viên là 1921007454 trong file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Công thức:

=INDEX(IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp ĐạiTrà!I2:I18');MATCH(A4;IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp Đại Trà!E2:E18');0))

So sánh lại dữ liệu ở file gốc để xem kết quả trích xuất dữ liệu của mình có đúng không nhé.

Cách khắc phục lỗi khi sử dụng hàm IMPORTRANGE có dữ liệu quá lớn

Khi hàm IMPORTRANGE có dữ liệu quá lớn, Google Sheet sẽ không hoạt động và báo lỗi #ERROR!. Biện pháp để khắc phục tình trạng này đó là bạn phải chia nhỏ dữ liệu theo từng phần. Có 2 cách như sau:

Cách 1: Kéo thủ công từng phạm vi để chia nội dung theo chiều dọc

• Tại ô B2, bạn nhập công thức

=IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp Đại Trà!A2:E52')

Ý nghĩa: Lấy dữ liệu từ cột A2 đến cột E52 trong file DANH SÁCH SINH VIÊN.

• Tại ô G2, bạn nhập công thức

=IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=0'; 'Lớp Đại Trà!F2:H52')

Ý nghĩa: Lấy dữ liệu từ cột F2 đến cột H52 trong file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Như vậy, bạn đã có thể lấy toàn bộ dữ liệu dù bảng tính có kích thước quá lớn.

Cách 2: Sử dụng hàm ARRAYFORMULA để chia nội dung theo chiều ngang

Công thức:

=ARRAYFORMULA({IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=115033607';'Lớp Đại Trà!A1:I10');IMPORTRANGE('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1erTGZMXB0xnUu5ODtX8sB5pHJbuoV0LgKvmDvbqOG6k/edit#gid=115033607';'Lớp Đại Trà!A11:I17')})

Ý nghĩa:

Sử dụng hàm ARRAYFORMULA sắp xếp hai hàng thành một hàng ngang bằng cách dùng hàm IMPORTRANGE lấy dữ liệu lần lượt của dải ô A1:I7000 và A11:I17 trong file DANH SÁCH SINH VIÊN.

Bạn có biết: hàm tính trung bình trong excel? Đừng bỏ lỡ!

Một số lỗi thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE 

Lỗi #N/A

Lỗi #N/A xảy ra là do không tìm thấy giá trị cần tìm. Đây là lỗi thường xảy ra khi sử dụng các hàm dò tìm, tham chiếu trong dữ liệu.

Lỗi #VALUE

Lỗi #VALUE xảy ra là do kiểu dữ liệu bạn muốn lấy không khớp với công thức hàm bạn đang nhập.

Lỗi #NAME

Lỗi #NAME xảy ra do nhập sai tên hàm.

Lỗi #REF

Lỗi #REF xuất hiện là do không thể tìm thấy dải ô hoặc trang tính dành cho dải ô đã nhập trong công thức.

Trên đây là những lỗi cơ bản mà bạn thường gặp khi sử dụng hàm IMPORTRANGE.

Những câu hỏi thường gặp khi dùng hàm IMPORTRANGE 

Tiếp theo đây là giải đáp cho những câu hỏi thường gặp về hàm IMPORTRANGE có điều kiện trong Google Sheet. 

1. Có hàm nào khác ngoài IMPORTRANGE có thể hỗ trợ truy xuất dữ liệu?

Hiện tại ngoài hàm IMPORTRANGE thì không có hàm nào khác hỗ trợ truy xuất dữ liệu. Sử dụng hàm IMPORTRANGE có những điểm mạnh sau đây:

• Thao tác nhanh chóng với URL, không cần phải thêm hay tải bất kỳ cái gì.
• Có thể chọn phạm vi dữ liệu chính xác mà bạn muốn nhập từ bên trong trang tính.
• Có thể đặt công thức vào bất kỳ ô nào trong bảng tính.
• Dữ liệu cập nhật liên tục theo thời gian thực khi bạn mở bảng tính.

2.Hàm IMPORTRANGE có giới hạn ô dữ liệu lấy vào không?

Hàm IMPORTRANGE có giới hạn ô dữ liệu lấy vào. Ô dữ liệu tối đa bạn có thể lấy vào khoảng 175 nghìn ô. Khi vượt quá con số này, bạn sẽ nhận được thông báo #ERROR! với lỗi 'Results too large'.

3. Làm cách nào để sử dụng nhiều IMPORTRANGE trong Google Sheets?

Thực hiện theo quy trình chuẩn để nhập một dải ô. Trong quá trình sử dụng hàm IMPORTRANGE hãy đảm bảo mỗi lần nhập sẽ có đủ khoảng trống trong trang tính để hiển thị dữ liệu.

4. Có thể sử dụng hàm IMPORTRANGE có định dạng không?

Câu trả lời là không. Bạn chỉ có thể nhập chính dữ liệu đó.

5. Hàm IMPORTRANGE có tự động cập nhật trong Google Sheets?

Có. Một ưu điểm của việc sử dụng hàm IMPORTRANGE đó là khi có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với bảng tính ban đầu thì dữ liệu ở bảng tính được trích xuất ra cũng sẽ thay đổi theo. 

Kết luận

Như vậy, bài viết này đã hướng dẫn cho bạn cách lấy dữ liệu với hàm IMPORTRANGE trong Google Sheet cực đơn giản. Hy vọng rằng bài viết sẽ mang lại nhiều thông tin cần thiết cho bạn. Chúc bạn áp dụng thành công và đừng quên chia sẻ cho bạn bè nếu thấy hữu ích nhé!