Cách dùng hàm LEFT trong Excel siêu dễ kèm ví dụ hướng dẫn chi tiết

Hàm LEFT trong Excel là một hàm đơn giản nhưng rất hữu ích. Tuy nhiên vẫn còn khá nhiều người chưa biết hàm LEFT trong Excel dùng để làm gì? Trong bài viết này, Điện Thoại Vui sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng đúng và tối ưu. Cũng như làm thế nào để kết hợp hàm LEFT với các hàm khác? Hãy cùng tìm hiểu qua các ví dụ minh họa chi tiết trong bài viết sau nhé.

Hàm LEFT trong Excel là gì, dùng để làm gì?

Để trả lời cho câu hỏi hàm LEFT trong Excel là gì? Đây là một hàm Excel giúp lấy ra một số ký tự đầu tiên của một chuỗi văn bản. Sử dụng hàm LEFT sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều:

• Thay vì tìm kiếm thủ công, hàm LEFT sẽ hỗ trợ bạn xử lý chuỗi. Do đó, bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian và công sức.
• Hàm này có thể áp dụng được trên nhiều loại chuỗi dữ liệu khác nhau. Chẳng hạn như tên, email, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng,...
• Giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng, đơn giản và dễ dàng.

Cú pháp của hàm LEFT như sau:

=LEFT(text; [num_chars])

Trong đó:

• text: Chuỗi văn bản cần tham chiếu để lấy ký tự. Đây là phần bắt buộc phải có của hàm.
• num_chars: Số lượng ký tự cần lấy ra từ đầu chuỗi (mặc định là 1). Đối số này là tùy chọn, có thể nhập hoặc không.

Sau khi tìm hiểu định nghĩa hàm LEFT trong Excel là gì tiếp theo cùng bài viết làm rõ ý nghĩa của hàm này dùng để làm gì nhé!

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel từ cơ bản đến nâng cao

Lưu ý: 

• Thao tác trong bài được thực hiện trên laptop hệ điều hành Windows, phiên bản Microsoft Excel 2019. Đối với các phiên bản Excel còn lại, bạn có thể thực hiện tương tự.
• Chỉ số nằm trong dấu ngoặc vuông [ ] thì là đối số tùy chọn. Ngược lại, không nằm dấu ngoặc vuông thì là đối số bắt buộc.

Nếu biết cách vận dụng hàm LEFT, bạn sẽ xử lý dữ liệu trong Excel chuyên nghiệp hơn rất nhiều. Sau đây là một số cách vận dụng.

Cách sử dụng hàm LEFT trong Excel để tìm ký tự

Cách sử dụng hàm LEFT chỉ để lấy các ký tự bên trái của chuỗi ký tự. Sau đó, chuyển sang ô khác mà không ảnh hưởng đến chuỗi ký tự ban đầu. Sử dụng công thức đưa ra ở trên để thực hiện:

=LEFT(text; [num_chars])

Tuy nhiên, khi thực hiện, bạn nên nắm một số lưu ý sau:

• Hàm LEFT được sử dụng để trích xuất các ký tự bắt đầu từ phía bên trái của văn bản.
• Tham số Num_chars là tùy chọn và mặc định là 1.
• Hàm LEFT cũng có thể trích xuất các chữ số (0-9) từ các số.
• Định dạng số, bao gồm ký hiệu tiền tệ ($), không phải là một phần của số. Do đó, không được tính hoặc trích xuất bởi hàm LEFT.

Để hiểu rõ hơn, chúng ta hãy cùng đi qua 1 ví dụ minh họa. Giả sử chúng ta cần sử dụng hàm LEFT để lấy ra 2 ký tự đầu tiên của ô B2.

Bạn sẽ nhập công thức =LEFT(B2;2) tại ô muốn hiển thị dữ liệu, ví dụ ở đây là ô F2. Sau khi bấm Enter, kết quả sẽ hiển thị ra như hình dưới, cụ thể là TT.

Thật đơn giản phải không nào? Bạn hãy thử thực hiện trên Excel của mình trong lúc đọc hướng dẫn. Như vậy sẽ dễ hiểu hơn rất nhiều.

Dùng hàm LEFT và SEARCH để trích xuất chuỗi ký tự

Để trích xuất một chuỗi ký tự từ một chuỗi dữ liệu bất kỳ, bạn có thể kết hợp hàm LEFT và SEARCH. Có thể hiểu cách thực hiện như sau:

• Xác định chuỗi ký tự cần trích xuất và chuỗi dữ liệu chứa nó.
• Sử dụng hàm SEARCH để tìm vị trí của chuỗi ký tự cần trích xuất trong chuỗi dữ liệu. Cú pháp: =SEARCH('chuỗi ký tự cần trích xuất';'chuỗi dữ liệu').
• Sử dụng hàm LEFT để trích xuất chuỗi ký tự từ vị trí tìm được bằng hàm SEARCH. Cú pháp: =LEFT('chuỗi dữ liệu'; vị trí tìm được - 1). 
• Vì vị trí tìm được trong hàm SEARCH sẽ bắt đầu từ 1. Trong khi số ký tự cần trích xuất trong hàm LEFT sẽ bắt đầu từ 0. Vì vậy, bạn cần trừ đi một đơn vị để lấy đúng số ký tự cần trích xuất.

Nghe thì có vẻ hơi khó hiểu, chúng ta hãy áp dụng vào ví dụ để dễ hiểu hơn nhé.

Dữ liệu có sẵn trong bảng. Yêu cầu đặt ra là phải trích xuất họ ra khỏi họ và tên. Ở đây chúng ta sẽ làm mẫu với bạn Trịnh Thị Hoàng Lưu ở ô B4.

Tại ô F2, nhập vào công thức =LEFT(B4;SEARCH(' ';B4)-1). Việc -1 ở đây là để loại dấu cách ra khỏi kết quả trích xuất.

Sau đó bấm Enter và kết quả hiện ra với họ cần tìm là Trịnh như hình trên.

Cách sử dụng hàm LEFT và hàm LEN để loại bỏ ký tự nhất định

Lưu ý: Số ký tự cần loại bỏ trong hàm LEFT nâng cao phải được tính toán trước đó.

Bằng cách kết hợp hàm LEFT và hàm LEN trong Excel, bạn có thể loại bỏ một số ký tự nhất định khỏi chuỗi dữ liệu. Ý nghĩa từng thành phần trong công thức kết hợp được hiểu như sau:

• Xác định chuỗi ký tự cần loại bỏ và chuỗi dữ liệu chứa nó.
• Sử dụng hàm LEN để tính độ dài của chuỗi dữ liệu. Cú pháp: =LEN('chuỗi dữ liệu').
• Sử dụng hàm LEFT để lấy các ký tự đầu tiên của chuỗi dữ liệu, bỏ qua các ký tự cần loại bỏ. Số ký tự cần lấy sẽ bằng tổng độ dài chuỗi dữ liệu và số ký tự cần loại bỏ. Cú pháp: =LEFT('chuỗi dữ liệu'; LEN('chuỗi dữ liệu') - số ký tự cần loại bỏ).

Cùng tìm hiểu một ví dụ ngay nào.

Chúng ta sẽ thao tác dựa trên bảng dữ liệu. Lần này chúng ta sẽ loại bỏ tên ra khỏi họ và tên. Thực hiện với tên Trịnh Thị Hoàng Lưu ở ô B4.

Tại ô E4, nhập vào công thức như sau: =LEFT(B4;LEN(B4)-4). Công thức này có ý nghĩa là loại tên Lưu ra khỏi họ và tên. Với -4 là loại 4 ký tự, trong đó bao gồm có tên Lưu và dấu cách. 

Kết quả sau khi nhấn Enter cho được là Trịnh Thị Hoàng.

Dùng hàm VALUE và hàm LEFT trong Excel để trả ký tự số

Lưu ý: Hàm VALUE chỉ hoạt động với các ký tự số và không hoạt động với các ký tự chữ.

Để trích xuất các ký tự số từ một chuỗi dữ liệu, bạn có thể sử dụng hàm VALUE và hàm LEFT. Các bước thực hiện như sau:

• Xác định chuỗi dữ liệu chứa các ký tự số cần trích xuất.
• Sử dụng hàm LEFT để lấy các ký tự đầu tiên của chuỗi dữ liệu.
• Sử dụng hàm VALUE để chuyển đổi các ký tự số sang giá trị số thực trong Excel. Cú pháp: =VALUE('chuỗi ký tự số').

Theo dõi ví dụ dưới đây là cách nhanh nhất để bạn hiểu rõ cách kết hợp này.

Sử dụng dữ liệu trong bảng cho sẵn. Sau đó trích xuất ra 2 chữ số đầu tiên tính từ bên trái của ô B2.

Nhập công thức vào ô F2 như sau: =VALUE(LEFT(B2;2)). Công thức này sẽ lấy ra 2 chữ số đầu tiên từ dữ liệu trong ô B2.

Khi bấm Enter, kết quả sẽ hiện ra là 71.

Hàm TEXT trong Excel là gì? Hướng dẫn cách lấy dữ liệu bằng hàm TEXT cực nhanh, xem ngay!

Cách sử dụng hàm SUMIF kết hợp hàm LEFT trong Excel

Hàm SUMIF là một hàm tính toán trong Excel. Nó được dùng để tính tổng các giá trị trong phạm vi dữ liệu thỏa mãn một điều kiện nhất định. Cú pháp của hàm SUMIF được biết:

=SUMIF(phạm vi dữ liệu; điều kiện; [phạm vi tính toán])

• Phạm vi dữ liệu: là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.
• Điều kiện: là điều kiện để xác định giá trị cần tính tổng.
• Phạm vi tính toán (tùy chọn): là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng nếu các giá trị tương ứng thỏa mãn điều kiện.

Khi kết hợp với hàm LEFT, bạn có thể trích xuất một phần của dữ liệu và sử dụng nó như một điều kiện trong hàm SUMIF. Cú pháp kết hợp 2 hàm:

=SUMIF(phạm vi dữ liệu; LEFT(cột dữ liệu; số ký tự); phạm vi tính toán)

Trong đó:

• Phạm vi dữ liệu: là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng.
• Cột dữ liệu: là cột dữ liệu mà bạn muốn trích xuất các ký tự đầu tiên.
• Số ký tự: là số lượng ký tự đầu tiên mà bạn muốn trích xuất từ cột dữ liệu.
• Phạm vi tính toán (tùy chọn): là phạm vi dữ liệu mà bạn muốn tính tổng nếu các giá trị tương ứng thỏa mãn điều kiện.

Tìm hiểu 1 ví dụ minh họa để rõ hơn cách kết hợp hàm SUMIF và hàm LEFT trong Excel:

Chúng ta sẽ có bảng dữ liệu cho sẵn như hình bên dưới. Thực hiện tính tổng số báo Tuổitrẻ đã được giao.

Tại ô D14, nhập công thức =SUMIF(B4:B9;LEFT(B4;2)&'*';G4:G9)

Công thức này được hiểu đơn giản như sau:

• B4:B9: Điều kiện cần xét ở đây là cột Mã giao báo.
• LEFT(B4;2)&'*': Điều kiện để tính tổng là TT*. Dấu hoa thị '*' ở đây mang ý nghĩa đại diện cho ký tự bất kỳ nằm sau cụm từ TT.
• G4:G9: Biểu thị cho tổng số lượng tờ báo được giao của kênh báo Tuổitrẻ.

Sau đó bấm Enter và cho ra kết quả đạt được là 147.

Một số lỗi phổ biến khi sử dụng hàm LEFT trong Excel

Hãy cùng tìm hiểu những lỗi thường gặp khi sử dụng hàm này nhé. Nắm được các lỗi này sẽ giúp bạn làm việc dễ dàng và nhanh hơn đấy.

Hàm LEFT trong Excel bị lỗi #VALUE!

Nếu hàm LEFT trong Excel trả về lỗi #VALUE!, bạn cần kiểm tra đối số num_chars. Trường hợp giá trị này âm, bạn nên bỏ dấu trừ để khắc phục lỗi này. 

Lỗi #VALUE! cũng thường xảy ra khi đối số num_chars được tính bằng một hàm khác. Bạn có thể sao chép hàm đó sang một ô khác hoặc kiểm tra giá trị của hàm đó để khắc phục lỗi này.

Lỗi trả về giá trị sai do có khoảng trắng ở đầu dữ liệu truy vấn

Nếu công thức hàm LEFT trong Excel của bạn không hoạt động mà không có lý do rõ ràng. Hãy kiểm tra giá trị ban đầu để tìm khoảng trắng ở đầu. Dữ liệu của bạn được sao chép từ web hoặc nguồn khác. Do đó, đôi khi có nhiều khoảng trắng trước mục nhập văn bản mà bạn không nhận ra. 

Hình ảnh minh họa trên sự cố hàm LEFT của Excel không hoạt động do có dấu cách ở đầu chuỗi gốc.

Không dùng được hàm LEFT cho định dạng ngày tháng

Trường hợp sử dụng hàm LEFT trong Excel để lấy phần riêng lẻ của một ngày (ví dụ: ngày, tháng, năm). Bạn chỉ lấy được một vài chữ số đầu tiên của số đại diện cho ngày.

Excel lưu trữ ngày dưới dạng số nguyên biểu thị số ngày kể từ ngày 1 tháng 1 năm 1900 (số 1). Nên các biểu diễn ngày trong ô là trực quan. Và có thể thay đổi cách hiển thị bằng cách sử dụng định dạng ngày khác.

Hàm LEFT trong Excel trả về ít ký tự

Hàm LEFT trả về ít ký tự hơn số ký tự bạn mong đợi. Điều này có thể do dữ liệu đầu vào không đủ số ký tự để trích xuất. Hoặc do bạn nhập số ký tự để trích xuất quá nhỏ. 

Để khắc phục lỗi này, bạn nên kiểm tra lại dữ liệu đầu vào và số ký tự được nhập vào trong hàm. 

Kết luận

Trên đây là một hướng dẫn đơn giản về hàm LEFT trong Excel là gì và dùng để làm gì. Đây là một công cụ mạnh mẽ và hữu ích cho những người làm việc với dữ liệu Excel. Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ nó để mọi người cùng tham khảo nhé!