Cách sử dụng hàm MID trong Excel cực kỳ đơn giản, hiệu quả

Bạn đang mất quá nhiều thời gian xử lý dữ liệu vì chưa biết cách ứng dụng hàm MID để cắt lấy ký tự ở giữa chuỗi văn bản trong Excel? Đừng lo lắng, kỹ năng trích xuất thông tin này thực chất vô cùng đơn giản một khi bạn đã nắm vững công thức và nguyên lý hoạt động của nó. Hãy cùng theo dõi bài viết hướng dẫn chi tiết dưới đây để dễ dàng áp dụng ngay vào công việc thực tế nhé!

Hàm MID là gì? Công thức Hàm MID trong Excel

Hàm MID là một trong những hàm xử lý chuỗi văn bản (Text) được sử dụng phổ biến trong Excel. Chức năng chính của hàm là hỗ trợ người dùng cắt và trích xuất một đoạn ký tự con nằm ở vị trí bất kỳ bên trong một chuỗi dữ liệu gốc. 

Công thức của hàm MID trong Excel: =MID(text,m,n)

Trong đó:

• text: Chuỗi ký tự (hoặc ô chứa chuỗi văn bản gốc cần xử lý).
• m: Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự.
• n: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự.

Chỉ cần xác định và điền đúng 3 thông số cơ bản này, bạn đã có thể lấy được chính xác phần dữ liệu mình mong muốn. Việc ghi nhớ cấu trúc lệnh trên cũng chính là nền tảng quan trọng giúp bạn dễ dàng kết hợp hàm MID với nhiều hàm khác để giải quyết các bài toán dữ liệu phức tạp hơn.

Cách dùng hàm MID trong Excel cơ bản

Cách sử dụng hàm MID trong Excel khá đơn giản.

Ví dụ: Để lấy chữ “Bác sĩ” ra từ chuỗi ký tự “Chức danh bác sĩ hạng I”, ta nhập:

=MID(A2,11,6)

Trong đó:

• A2: Chứa chuỗi ký tự “Chức danh bác sĩ hạng I”.
• 11: Vị trí bắt đầu cần cắt chuỗi ký tự, tính cả khoảng trống.
• 6: Số ký tự cần cắt ra từ chuỗi ký tự, tính cả khoảng trống.

Lưu ý: Trong một số trường hợp những văn bản dùng dấu ',' không được. Bạn có thể chuyển sang dấu ';'.

Để hiểu rõ hơn về cách dùng hàm MID. Chúng ta sẽ đi đến một số ví dụ minh hoạ khác ở nội dung tiếp theo.

Xem thêm tách chữ trong excel

Một số ví dụ minh họa về hàm MID trong Excel

Dưới đây là những ví dụ cụ thể giúp bạn hiểu rõ hơn về cách dùng hàm MID trong Excel cơ bản. 

Các ví dụ này được thực hiện trên Windows với phiên bản Excel 2016. Ngoài ra, bạn cũng có thể áp dụng thao tác tương tự trên các phiên bản Excel khác. Chẳng hạn như 2007, 2010, 2013, 2017, Microsoft Excel 365 và MacOS.

Sử dụng hàm MID để trích xuất tên, họ bất kỳ

Ví dụ: Tên đầy đủ nằm trong ô A1 như ảnh dưới, và bạn muốn trích xuất họ hoặc trích xuất tên.

Cách dùng hàm MID để trích xuất họ: 

Để trích xuất họ từ ô A2, trước tiên bạn cần dùng hàm SEARCH để tìm kiếm vị trí dấu cách. Tiếp đó, áp dụng hàm MID để tách chuỗi con. Lấy vị trí bắt đầu từ ký tự đầu tiên 1 cho đến ký tự đứng trước dấu cách SEARCH(' ',A2 để tìm được chữ đầu tiên. Với -1 để bỏ phần dấu cách và lấy ký tự cuối cùng trong họ.

Công thức trích xuất họ cụ thể như sau: 

=MID(A2,1,SEARCH(' ',A2)-1)

Cách dùng hàm MID để trích xuất tên:

Công thức áp dụng: =TRIM(MID(A2,SEARCH(' ',A2),LEN(A2))

Trong đó:

• Hàm TRIM nhằm loại bỏ tất cả khoảng trống (dấu cách) ra khỏi văn bản. Ngoài ra chỉ để lại một khoảng trống giữa các từ với nhau.
• Hàm SEARCH sẽ được dùng để quét chuỗi gốc cho ký tự khoảng trắng (“ ”) và trả về vị trí của nó.
• Vì độ dài họ tên của mỗi người sẽ khác nhau, không xác định được là vị trí kết thúc bao nhiêu. Vì vậy trong đối số n của hàm MID phải dùng hàm LEN để cung cấp tổng chiều dài của chuỗi gốc.

  Mách bạn cách thực hiện hàm INDEX trong Excel

Cách trích xuất chuỗi ký tự nằm giữa hai dấu cách

Ví dụ: Bạn có một chuỗi chứa tên và họ trong ô A1 và bạn muốn trích xuất tên giữa hai dấu cách. Công thức như sau:

=MID(A2, SEARCH(” “,A2)+1, SEARCH (” “, A2, SEARCH (” “,A2)+1) – SEARCH (” “,A2)-1)

Trong đó:

• Dùng hàm SEARCH để xác định vị trí của dấu cách đầu tiên trong ô A2. Sau đó cộng thêm 1 để chuỗi con trích ra bắt đầu bằng ký tự đứng sau dấu cách.
• SEARCH(” “,A2,SEARCH(” “,A2)+1) có ý nghĩa giúp tìm vị trí của khoảng cách thứ hai trong ô A2 bằng việc bắt đầu tìm kiếm từ ký tự đầu tiên sau dấu cách thứ hai. 
• Với SEARCH (” “, A2, SEARCH (” “,A2)+1) – SEARCH (” “,A2) có mục đích giúp bạn trừ đi vị trí hai khoảng trống của hai dấu cách.

Cách tách chữ từ vị trí bất kỳ

Cách tách chữ từ vị trí bất kỳ tương đối phức tạp, khi phải kết hợp công thức MID với 5 hàm khác nhau. Bao gồm:

• Hàm LEN – để lấy tổng chiều dài của chuỗi văn bản gốc.
• Hàm REPT – để lặp lại một ký tự cụ thể có số lần nhất định.
• Hàm SUBSTITUTE – để thay thế một ký tự bằng một ký tự khác.
• Hàm MID – để trích xuất một chuỗi ký tự con.
• Hàm TRIM – để loại bỏ bớt dấu cách thừa.

Ta sẽ có công thức như sau:

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(string,” “,REPT(” “,LEN(string))), (N-1)*LEN(string)+1, LEN(string)))
Trong đó:

• String: là chuỗi văn bản gốc chứa dữ liệu bạn muốn trích xuất.
• N: là số thứ tự của từ bạn cần trích xuất.

Ví dụ: Ta có văn bản gốc “3 cam 5 xoài 19 sầu riêng' và bạn muốn trích xuất chữ bất kỳ từ chuỗi trên bao gồm: cam, xoài, sầu, riêng.

Ta sẽ áp dụng công thức sau: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(A3,” “,REPT(” “,LEN(A3))), (2-1)*LEN(A3)+1, LEN(A3)))

Trong đó:

• Hàm SUBSTITUTE và REPT sẽ biến mọi khoảng trống trong chuỗi văn bản gốc thành nhiều khoảng trống. Số lượng khoảng trống được thêm vào bằng tổng chiều dài của chuỗi văn bản gốc được trả về bằng hàm LEN: SUBSTITUTE(A2,” “,REPT(” “,LEN(A2)))
• Tiếp đó, để tính ra vị trí bắt đầu của chuỗi con mà bạn cần trích xuất. Bạn sử dụng công thức: (N-1) * LEN (A1) +1. Phép tính này giúp trả về vị trí của ký tự đầu tiên trong chuỗi con bạn cần trích xuất. Hoặc vị trí của một khoảng trống nào đó trong tổng số những khoảng trống trước đó.
• Để tìm ra số ký tự trích xuất bạn hãy lấy tổng chiều dài của chuỗi văn bản gốc bằng: LEN(A2). Giờ đây, bạn đã loại bỏ đi những khoảng trắng trong chuỗi dài.
• Bước cuối cùng, hàm TRIM sẽ giúp bạn loại bỏ khoảng trống nằm ở đầu và cuối chuỗi văn bản gốc.

Hàm RANDOM là gì? Hướng dẫn cách sử dụng hàm RANDOM trong Excel chi tiết tại đây!

Cách trích xuất một từ chứa một hoặc nhiều ký tự cụ thể

Ví dụ: Nội dung yêu cầu lọc giá tiền ($) chứa trong cột A, cụ thể là 40$ và 600$.

Công thức áp dụng cho ví dụ này sẽ là: 

=TRIM(MID(SUBSTITUTE(A2,' ',REPT(' ',99)),MAX(1,FIND('$',SUBSTITUTE(A2,' ',REPT(' ',99)))-50),99))

Trong đó:

• Hàm SUBSTITUTE và hàm REPT giúp biến mọi dấu cách (khoảng trống) trong chuỗi văn bản gốc thành nhiều khoảng trống hơn (99 khoảng trống).
• Hàm FIND giúp tìm kiếm và xác định vị trí của ký tự mà bạn mong muốn (trong ví dụ này sẽ là $). Tiếp đó bạn trừ đi 50, việc này giúp bạn nhận lại được 50 ký tự và đặt ở giữa 99 khoảng trống đứng trước chuỗi con trích xuất chứa ký tự được chỉ định ($).
• Hàm MAX được dùng để xử lý tình huống khi chuỗi con mong muốn xuất hiện ở đầu chuỗi văn bản gốc. Trong trường hợp này, kết quả của FIND () – 50 sẽ là số âm và MAX(1, FIND () – 50) sẽ được thay thế bằng 1.
• Khi đó, hàm MID sẽ thu thập 99 ký tự tiếp theo. Bên cạnh đó là sẽ trả về chuỗi con bạn mong muốn.
• Cuối cùng, hàm TRIM được sử dụng để bạn loại bỏ hết những khoảng trống và trả về giá trị cuối cùng là số tiền kèm theo (trong ví dụ này là 40$ và 600$).

Cách khiến hàm MID trả về một số

Như đã nói trên, hàm MID trong Excel chỉ có thể trả về một chuỗi ký tự, không trả về một số. Do đó, để chuyển đổi chuỗi ký tự thành một số. Chúng ta cần kết hợp hàm MID với hàm VALUE.

Ví dụ: Để trích xuất một chuỗi có 6 ký tự (trả về một số), bắt đầu từ ký tự thứ 8 như ảnh bên dưới, bạn sử dụng công thức như sau:

=VALUE(MID(A3,8,6))

Trên đây là một vài ví dụ điển hình trong việc vận dụng hàm MID. Song khi sử dụng, bạn cũng cần lưu ý một số vấn đề. Điều này không chỉ giúp bạn hạn chế lỗi không đáng có. 

• Một số lưu ý khi sử dụng hàm MID trong Excel
• Mặc dù hàm MID có cách sử dụng không quá phức tạp. Tuy nhiên bạn vẫn cần lưu ý một số vấn đề sau để quá trình thực hiện được chính xác hơn.
• Hàm MID sẽ luôn trả về một chuỗi văn bản. Đặc biệt ngay cả khi chuỗi con được trích ra chỉ chứa các chữ số.
• Nếu m có giá trị lớn hơn độ dài chuỗi gốc thì hàm MID sẽ tự động trả về giá trị trống (“ ”).
• Nếu m có giá trị nhỏ hơn hơn 1 thì hàm MID sẽ tự động trả về lỗi #VALUE.
• Nếu n có giá trị nhỏ hơn 0 (số âm) thì hàm MID cũng sẽ trả về lỗi #VALUE.
• Nếu n có giá trị bằng 0 thì hàm MID sẽ tạo ra một chuỗi trống (ô trống).
• Nếu tổng của m và n có giá trị vượt quá độ dài của chuỗi gốc. Thì hàm MID sẽ trả về một chuỗi ký tự con bắt đầu từ m cho đến ký tự cuối cùng.

Lưu ý khi sử dụng hàm MID trong Excel

Mặc dù hàm MID có cách sử dụng khá đơn giản, tuy nhiên bạn cần lưu ý một số vấn đề dưới đây để thao tác chính xác hơn và tránh gặp lỗi trong quá trình xử lý dữ liệu:

• Về định dạng kết quả: Hàm MID luôn trả về một chuỗi văn bản. Nếu muốn lấy chữ số, bạn cần phải kết hợp hàm MID với hàm VALUE.
• Khi m lớn hơn chiều dài chuỗi gốc: Nếu m lớn hơn độ dài tổng thể của văn bản gốc, công thức MID sẽ trả về một chuỗi trống (“ ”).
• Khi m nhỏ hơn 1: Nếu m nhỏ hơn 1, công thức hàm MID sẽ trả về lỗi #VALUE!.
• Khi n là số âm: Nếu n nhỏ hơn 0, công thức hàm MID cũng sẽ trả về lỗi #VALUE!.
• Khi n bằng 0: Nếu n bằng 0, hàm sẽ tạo ra một chuỗi trống (ô trống).
• Khi số lượng ký tự vượt giới hạn: Nếu tổng của m và n vượt quá tổng độ dài của chuỗi gốc. Hàm MID sẽ trả về một chuỗi con bắt đầu từ vị trí m cho đến ký tự cuối cùng của chuỗi đó mà không báo lỗi.

Việc nắm vững và ghi nhớ những quy tắc nhỏ này sẽ giúp bạn sử dụng hàm một cách hiệu quả. Bạn cũng có thể chủ động kiểm soát dữ liệu và dễ dàng khắc phục nếu công thức trả về kết quả không như ý muốn.

Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng hàm MID trong Excel

Trong quá trình làm việc thực tế với hàm MID, đôi khi bạn sẽ gặp phải một số vướng mắc hoặc thông báo lỗi không mong muốn. Dưới đây là giải đáp nhanh cho các câu hỏi thường gặp giúp bạn dễ dàng gỡ rối vấn đề:

Hàm MID bị lỗi #VALUE! do đâu?

Lỗi này xuất hiện khi bạn khai báo sai tham số. Cụ thể là do vị trí bắt đầu cắt (m) nhỏ hơn 1 hoặc số lượng ký tự cần lấy (n) là một số âm (nhỏ hơn 0).

Tại sao kết quả hàm MID lại trả về khoảng trắng (ô trống)?

Trường hợp này xảy ra khi bạn nhập số ký tự cần cắt (n) bằng 0. Hoặc do vị trí bắt đầu cắt (m) được chỉ định lớn hơn tổng chiều dài của chuỗi văn bản gốc.

Kết quả tách bằng hàm MID là số nhưng tại sao không tính toán được?

Hàm MID mặc định luôn trả kết quả về định dạng chuỗi văn bản (Text). Do đó để sử dụng các số này cho các phép tính toán học, bạn cần lồng hàm MID vào bên trong hàm VALUE.

Hàm MID có dùng để tách ngày tháng năm (Date) được không?

Được, nhưng do Excel lưu trữ dữ liệu ngày tháng dưới dạng chuỗi số sê-ri nên bạn cần dùng hàm TEXT để chuyển đổi ngày tháng thành chuỗi văn bản thông thường trước khi lồng hàm MID vào.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng hàm MID trong Excel giúp bạn bóc tách và xử lý dữ liệu một cách nhanh chóng, chính xác. Hy vọng qua các ví dụ thực tế cùng những lưu ý quan trọng, bạn có thể ứng dụng trơn tru công cụ này để tối ưu hóa thời gian làm việc hàng ngày. Đừng quên tiếp tục theo dõi Điện Thoại Vui để cập nhật thêm thật nhiều mẹo hay về tin học văn phòng và các thủ thuật công nghệ hữu ích khác nhé!

Xem thêm hàm INDIRECT