Macro trong Excel là gì? Cách tạo Macro trong Excel nhanh chóng

Macro trong Excel là gì và cách tạo, sử dụng Marcro chạy trong Excel ra sao? Đây là bài toán khiến nhiều người mới bắt đầu Excel nâng cao đau đầu. Nếu bạn cũng là một trong số đó, hãy theo dõi bài viết này ngay để biết được cách sử dụng Marcro trong Excel chạy những thuật toán cơ bản như thế nào nhé!

Macro trong Excel là gì? Lợi ích khi dùng Macro 

Macro (hay còn gọi là VBA Macro) là những chương trình nhỏ giúp cho người dùng tự động hóa các thao tác lặp đi lặp lại ở 1 vùng dữ liệu. 

Tức là, thay vì bạn là người tốn thời gian lặp lại các thao tác một cách nhàm chán thì bạn có thể sử dụng Macro. Macro sẽ thay bạn làm điều đó một cách nhanh chóng và hiệu quả.

Ví dụ: nhập chữ hoặc số, chọn ô, chọn lệnh trong thanh Ribbon hay trong menu, định dạng ô, cột hoặc hàng,...

Sử dụng Macro trong Excel sẽ đem lại khá nhiều lợi ích cho bạn, chẳng hạn như:

• Luôn định dạng mặc định cho một vùng dữ liệu Excel.
• Phục vụ tự động cho công việc nhờ các tính năng đã thiết lập sẵn.
• Có thể chỉnh sửa cho phù hợp bất cứ lúc nào.

Mẹo để dùng Macro trong Excel hiệu quả

Để dùng Macro trong Excel hiệu quả, bạn cần biết một số điều sau:

• Khi bạn ghi một bản ghi nhằm thực hiện một số tác vụ, Excel sẽ chỉ chạy tác vụ đó trong vùng được xác định sẵn. Chính vì vậy, nếu bạn thêm hàng/cột vào trong vùng đã ghi, Macro sẽ không chạy thao tác cho hàng/cột vừa thêm vào.
• Nếu bạn muốn xử lý một tác vụ dài, bạn nên chia thành những bản ghi nhỏ hơn thay vì một bản ghi lớn.
• Macro không chỉ hoạt động trong phạm vi Excel. Bạn có thể tạo một bản ghi liên kết đến các ứng dụng Office khác có hỗ trợ VBA. Ví dụ như ghi một Macro để tạo bảng trong Excel, sau đó di chuyển vào Outlook để gửi tới địa chỉ trong bảng.

Cách sử dụng Macro trong Excel

Lưu ý: Khi ghi một Macro, trình ghi sẽ tiến hành ghi lại hầu hết tất cả thao tác bạn thực hiện. Nếu bạn ấn nhầm vào 1 lệnh nào đó, giải pháp duy nhất để khắc phục là phải thực hiện lại từ đầu. Vì vậy, bạn hãy thực hiện Macro với những thao tác quen thuộc nhất nhé.

Cách tạo Macro trong Excel nhanh chóng

Bước 1: Mở file Excel lên, nhấp chuột phải vào bất kỳ thẻ nào có trên công cụ. Sau đó, chọn vào mục Customize the Ribbon…

Bước 2: Lúc này, một bản tùy chọn thiết lập sẽ hiện lên. Tại mục Developer, bạn nhấn chọn vào ô vuông, sao cho hiện dấu tích là được. Sau đó, bạn nhấn OK để hoàn tất thêm thẻ Developer vào thanh công cụ.

Bước 3: Bạn vào thẻ Developer, nhấn vào mục Record Macro tại thanh Code.

Bước 4: Tại mục Macro Name, bạn nhập tên bản ghi mà bạn muốn. Bạn nên đặt tên bản ghi theo tác vụ vận hành để dễ nhận biết. 

Bước 5: Tại mục Shortcut key, để liên kết với một tổ hợp phím tắt, bạn hãy dùng bất cứ phím nào theo ý muốn. Khi phím tắt này trùng với các phím tắt mặc định, như Ctrl + Z, bạn sẽ mất đi tính năng Ctrl + Z có sẵn trong Excel (Undo).

Lưu ý:

Vì phím Ctrl đã có sẵn nên khi thiết lập lệnh, bạn chỉ cần điền phím tắt ở bên cạnh chữu Ctrl. Chẳng hạn Ctrl + Z thì bạn chỉ cần nhấn phím z. Nếu bạn viết hoa chữ 'Z' thay vì ghi là 'z' thì Excel sẽ hiểu là Shift + Z đấy nhé. 

Tuy nhiên, để tránh xảy ra lỗi, bạn nên để trống mục này. 

Bước 6: Tại mục Store macro in, bạn nhấn chọn mục This Workbook. Sau đó, nhập những ghi chú cần ghi vào mục Description. Cuối cùng nhấn OK để hoàn tất.

Với những thao tác trên, bạn đã thực hiện thành công cách tạo Macro trong Excel.

Value trong Excel là gì? Cách sử dụng công thức Value trong Excel đơn giản, xem ngay!

Cách ngừng Macro trong Excel

Lưu ý: Thao tác dừng sẽ không ảnh hưởng hay xóa bất kỳ tác vụ nào của Macro mà bạn đã cài sẵn.

Hướng dẫn

Để ngừng chạy Macro trong Excel, bạn vào thẻ Developer. Sau đó, tại tab Code, bạn chọn vào mục Stop Recording.

Như vậy, sau các bước bạn vừa thực hiện, Macro sẽ dừng việc ghi.

Cách chạy Macro Excel

Nếu bạn đã tạo Macro nhưng chưa biết cách để Macro chạy, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau.

Hướng dẫn

Bước 1: Bạn nhấn vào thẻ Developer và chọn vào mục Macros tại tab Code.

Bước 2: Lúc này, tại bảng thiết lập, bạn nhấn vào Run để tiến hành chạy Macro trong Excel.

Bên cạnh mục Run, còn có những mục khác như:

• Step Into: giúp bạn đến từng bước để chỉnh sửa hoặc xem từng bước (Khi hoàn thành, bạn nhấn phím F5 để chạy toàn bộ hoặc nhấn F8 để chạy từng dòng lệnh).
• Edit: Mở Macro lên chỉnh sửa và sẽ không khởi chạy Macro.
• Create: Tạo 1 Macro mới để ghi.
• Delete: Xóa Macro (Sau khi xóa, bạn sẽ không thể khôi phục lại nên bạn hãy cân nhắc kỹ trước khi xóa nhé).
• Options: Thiết lập những tùy chọn về thuộc tính như phím tắt hoặc lời dẫn.

Lưu Macro trong Excel

Lưu ý:

• Để tiến hành lưu Macro, bạn phải dừng ghi Macro trước.
• Ngoài ra, trong quá trình lưu, bạn tuyệt đối không được tắt trang tính Excel. Bởi điều đó sẽ gây mất hoàn toàn dữ liệu bạn đã ghi vào Macro trước đó.

Hướng dẫn 

Bước 1: Nhấn vào thẻ Developer trên thanh công cụ. Sau đó, chọn vào mục Visual Basic.

Bước 2: Ở phía bên trái màn hình, bạn nhấn vào biểu tượng dấu + bên trái mục Modules.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện thêm 1 mục Module1 bên dưới mục Modules. Bạn nhấp phải chuột vào mục Module1 rồi chọn Export File…

Bước 4: Chọn thư mục bạn muốn lưu file rồi nhấn Save. File Macro sau khi được lưu sẽ có đuôi .bas.

Bằng thao tác đơn giản trên, bạn đã có thể lưu file Macro về máy một cách dễ dàng.

Cách xóa Macro Excel

Lưu ý: Khi xóa Macro sẽ xóa toàn bộ tất cả thao tác bạn đã ghi trên Excel. Tuy nhiên dữ liệu ban đầu sẽ không bị ảnh hưởng. Bạn hãy suy nghĩ kỹ trước khi xóa nhé.

Hướng dẫn

Để xóa Macro trong Excel, bạn tìm đến file Macro đã lưu trước đó. Sau đó, nhấp phải chuột và chọn Delete (biểu tượng thùng rác) là được.

Đến đây, mong rằng bạn đã hiểu được Macro trong Excel là gì cũng như cách tạo, chạy Marco trong Excel cơ bản. Hy vọng, qua bài viết này, bạn sẽ biết cách sử dụng Macro trong Excel một cách thuần thục nhất.