Excel là gì? Tổng hợp những điều cần biết về Microsoft Excel

Đối với dân văn phòng hay học sinh, sinh viên, chắc chắn chưa ai chưa từng sử dụng qua phần mềm văn phòng Microsoft Excel. Vậy liệu bạn đã hiểu rõ về Excel hay chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhiều hơn về Excel là gì và những điều cần biết về Excel văn phòng - kế toán trong bài viết dưới đây nhé!

Excel là gì?

Chắc chắn Excel đã trở thành một phần mềm quen thuộc với người dùng máy tính trên toàn thế giới. Vậy Excel là gì? Đây là phần mềm được Microsoft phát triển, phát hành lần đầu tiên vào năm 1985 và tính đến nay, Excel đã có quá trình phát triển hơn 30 năm vô cùng ấn tượng.

 

Trải qua khoảng thời gian phát triển lâu dài đó, Excel cũng đã từng bước cải tiến với những bản cập nhật, những phiên bản mới nhằm mang đến tính đa dụng cũng như giúp người dùng sử dụng ứng dụng đơn giản hơn với các tùy biến hàm tiện lợi phục vụ cho công việc.

Excel là ứng dụng phần mềm có giao diện bảng tính thân thiện với người dùng và trong những phần mềm bảng tính, Excel chính là một phần mềm có cách sử dụng đơn giản giúp người dùng có thể lập bảng tính thuận tiện, tính toán các dãy số, thống kê số liệu chuẩn xác và nhanh chóng.

Những điều cần biết về Microsoft Excel

Sau khi tìm hiểu Excel là gì, mời bạn tìm hiểu thêm một số chức năng và hàm phổ biến trong Excel ngay sau đây. Với sự phổ biến rộng rãi cũng như tính thông dụng của phần mềm, Excel đã nhanh chóng trở thành phần mềm đắc lực của người dùng đặc biệt là trong các công việc văn phòng và kế toán. Mặc dù là phần mềm phổ biến nhưng liệu bạn đã hiểu hết về phần mềm Excel hay chưa?

Excel dùng để làm gì?

Đối với các công việc liên quan đến số liệu điển hình như kế toán, kiểm toán,… Excel kế toán chính là phần mềm hữu dụng giúp ghi lại một lượng dữ liệu nhỏ hoặc vô cùng lớn với các thông tin được trình bày dưới dạng bảng.

Người dùng có thể áp dụng các hàm trong Excel trên bảng tính dữ liệu của mình để tính toán, xử lý các thông tin cần thiết,… và cho ra kết quả mà người dùng mong muốn với tốc độ nhanh chóng, chính xác so với cách thực hiện thủ công.

Excel có tác dụng gì?

Mục đích Microsoft phát triển phần mềm Excel cho kế toán, văn phòng đó chính là giúp tối ưu hóa thời gian làm việc với số liệu cũng như cho ra kết quả chuẩn xác từ đó hỗ trợ công việc của con người, giúp người dùng có thể làm việc đạt hiệu suất cao hơn, tiết kiệm nhiều thời gian so với tính toán thủ công.

 

Không chỉ đối với các ngành nghề liên quan đến số liệu như kế toán, kiểm toán,… Excel vẫn có thể áp dụng cho nhiều ngành nghề khác nhau với những tác dụng nổi trội cụ thể như:

• Trong ngành kế toán, kiểm toán: Phần mềm được sử dụng thường xuyên và phổ biến để nhập liệu, tính toán và xử lý số liệu, lập báo cáo thường nhật, báo cáo tài chính,….
• Trong ngành ngân hàng: Là công cụ quản lý nguồn nhân sự, tài sản, khối lượng data khổng lồ của ngân hàng khách hàng và cả đối tác,….
• Trong ngành kỹ sư: Là trợ thủ đắc lực trong việc tính toán, xử lý số liệu cho các dự án, công trình,….
• Trong ngành giáo dục: Vừa là phần mềm hỗ trợ cho công việc giảng dạy, vừa giúp quản lý toàn bộ thông tin, điểm số học sinh hay quản lý nhân sự cho đơn vị trường học.

Nhìn chung, đây là một phần mềm đa năng và tùy vào ngành nghề của bạn yêu cầu gì, bạn đều có thể sử dụng phần mềm để hỗ trợ cho công việc, hoàn thành công việc của bạn đạt hiệu quả.

Excel có chức năng gì?

Có thể nói Excel là một phần mềm khá đa năng khi có thể sử dụng đa dạng trong nhiều ngành nghề, công việc, tình huống,…. Chính vì thế, các chức năng của phần mềm cũng đa dạng không kém. Điểm qua một vài chức năng phổ biến trên Excel:

• Nhập liệu: Cho phép người dùng nhập liệu và lưu dữ liệu vào các trang tính để có thể mở và sử dụng ngay khi cần.
• Xử lý thông tin: Excel hỗ trợ các công thức và hàm để tối ưu hóa việc tính toán dữ liệu.
• Trình bày tối ưu thông tin: Ngoài việc trình bày thông tin dưới dạng văn bản, ứng dụng còn cho phép người dùng có thể vẽ biểu đồ theo dữ liệu mà người dùng nhập vào để tạo nên phần trình bày khách quan, dễ hiểu hơn.
• Liên kết dữ liệu: Phần mềm cho phép tạo và liên kết nhiều bảng tính với nhau để người dùng có thể liên kết các dữ liệu với nhau một cách chặt chẽ.
• Bảo mật thông tin: Có thể nói đây là một chức năng quan trọng giúp bảo mật dữ liệu của bạn mà không sợ bị thay đổi. Bạn có thể xuất file dưới định dạng PDF không được tùy chỉnh hoặc thiết lập mật mã khi mở tập tin Excel của mình.

Ngoài những chức năng phổ biến trên, phần mềm còn có rất nhiều chức năng khác vô cùng hữu ích phục vụ cho những mục đích sử dụng phần mềm khác nhau của từng người.

Excel có tất cả bao nhiêu hàm?

Đối với câu hỏi Excel có tất cả bao nhiêu hàm thì câu trả lời chắc chắn sẽ khiến bạn ấn tượng khi tính đến năm 2022, Excel đã có 483 hàm (theo thông tin từ Trang Hỗ trợ Microsoft).

 

Mỗi hàm trong Excel đều phục vụ cho nhiều mục đích sử dụng khác nhau và hãy cùng chúng tôi điểm qua một số hàm được sử dụng phổ biến sau đây:

• Hàm tính tổng SUM

SUM chắc chắn là hàm mà người dùng nào cũng biết đến, giúp cộng các ô trong bảng tính dữ liệu hoặc các ô mà bạn nhập vào công thức. Hàm SUM có công thức “=SUM(Num1, Num2, Num3,…)” với Num1, Num2, Num3,… là các giá trị cần cộng.

• Hàm giá trị MIN/MAX

Hàm MIN/MAX có tác dụng tìm và truy xuất giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong bảng tính. Hàm MIN/MAX có công thức “=MIN(Num1, Num2, Num3,…)” hoặc “=MAX(Num1, Num2, Num3,…)” với Num1, Num2, Num3,…là các giá trị cần tìm.

• Hàm trung bình cộng AVERAGE

Hàm AVERAGE được sử dụng để tính trung bình cộng các ô trong bảng tính dữ liệu. Hàm AVERAGE có công thức “=AVERAGE(Num1, Num2, Num3,…) với Num1, Num2, Num3,…là các giá trị cần tính trung bình cộng.

• Hàm VLOOKUP

Hàm VLOOKUP là hàm được sử dụng phổ biến giúp dò tìm một dữ liệu trong một bảng hay một phạm vi tìm kiếm theo hàng dọc và trả về dữ liệu tương ứng theo hàng ngang.

 

Hàm VLOOKUP có công thức: =VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, Col_index_num, Range_num) với:

• Lookup_value: Giá trị cần tìm. Người dùng có thể tham chiếu chọn đến 1 ô trên bảng hoặc điền trực tiếp giá trị.
• Table_array: Phần giới hạn hay bảng giới hạn.
• Col_index_num: Số chỉ thể hiện thứ tự của cột lấy dữ liệu trong bảng cần tìm. Quy ước tính từ trái qua phải.
• Range_num: Đặt giá trị cần tìm ở kết quả tương đối hoặc tuyệt đối. Range_num là 1 thì cho kết quả tương đối, Range_num là 0 cho kết quả chính xác tuyệt đối.

Ngoài một số hàm thường sử dụng mà chúng tôi liệt kê ở trên, bạn cũng có thể tham khảo thêm 483 loại hàm khác trong Excel tại link dưới đây: https://support.microsoft.com/vi-vn/office/c%C3%A1c-h%C3%A0m-excel-theo-th%C6%B0%CC%81-t%C6%B0%CC%A3-ba%CC%89ng-ch%C6%B0%CC%83-ca%CC%81i-b3944572-255d-4efb-bb96-c6d90033e188.

Excel có bao nhiêu dòng?

Như đã chia sẻ, Excel là một bảng tính được chia thành các hàng, các cột và các hàng các cột này lại chia bảng tính thành nhiều ô và mỗi ô sẽ chứa một giá trị dữ liệu nào đó (văn bản, số liệu, công thức,…).

 

Một bảng tính bắt đầu bằng hàng 1 (row = 1) và cột A (column = A), từ phiên bản Excel 2010 thì một bảng tính Excel bao gồm 1.048.576 hàng và 16.384 cột. Ngoài ra số lượng mỗi bảng tính cũng không bị giới hạn mà sẽ phụ thuộc vào dung lượng máy tính.

Dành cho bạn: Tài liệu học Excel từ cơ bản đến nâng cao giúp bạn thành thạo Excel chỉ trong 1 nốt nhạc. Xem ngay!

Điểm khác nhau giữa Word và Excel là gì?

Để so sánh về điểm khác nhau giữa Word và Excel, mặc dù là 2 phần mềm cùng nằm trong Bộ Ứng dụng Văn phòng của Microsoft nhưng vẫn có những điểm khác nhau rõ rệt như:

• Word là phần mềm dùng để xử lý văn bản, nhập liệu dưới dạng văn bản chữ cái, đoạn văn, biểu đồ, bảng,…nhưng không chứa hàm dùng để tính toán.
• Excel là phần mềm cũng dùng để xử lý dữ liệu, nhập liệu tương tự Word nhưng bên cạnh đó người dùng còn có thể áp dụng các công thức hàm tính toán để làm việc với dữ liệu như truy xuất, tính toán, quản lý thông tin,….

Với những khác nhau giữa 2 phần mềm, người dùng có thể sử dụng chúng cho những nội dung công việc riêng biệt và đặc thù, giúp người dùng cải thiện tiến độ công việc và đạt hiệu suất công việc tốt hơn.

Các phiên bản mới của Excel

Tính đến nay, Excel đã không ngừng cải tiến và phát triển những phiên bản mới giúp người dùng có thể sử dụng phần mềm một cách tối ưu nhất. Vậy hiện Excel có những phiên bản nào? Điểm khác biệt giữa Excel phiên bản mới so với bản cũ là gì?

Excel 2019 có gì mới?

Với nhiều cải tiến, Excel 2019 là phiên bản được ra mắt vào Quý IV năm 2018 được xem là phiên bản có tính ổn định nhất trong những phiên bản mới được ra mắt. Trong Excel 2019, Microsoft đã cập nhật một số hàm mới cùng với những tính năng cụ thể như:

 

• Microsoft cải thiện các hàm cũ đồng thời thêm một số công thức hàm mới như CONCAT, IFS, MAXIFS, MIMIFS, SWITCH, TEXTJOIN,….
• Nâng cấp biểu đồ mới với dạng biểu đồ bản đồ giúp so sánh các giá trị và hiển thị các danh mục cho nhiều khu vực địa lý, biểu đồ hình phễu giúp hiển thị các giá trị được thể hiện qua nhiều giai đoạn.
• Cải thiện thêm trợ năng của Excel cùng với một vài cải thiện chung khác như chia sẻ dữ liệu, cải tiến trong Pivot Table, cập nhật cho Power Pivot, phát hành lên Power BI,….

Những cải tiến trên bản Excel 2019 cũng nhận lại những phản hồi tích cực từ phía người dùng và được đánh giá là phiên bản tốt nhất, hỗ trợ cho công việc đạt hiệu suất cao.

Excel 365 có gì mới?

Bên cạnh Microsoft Excel 2019, Excel 8 in 1 thì phiên bản Microsoft Excel 365 thuộc Bộ Ứng dụng Văn phòng Microsoft Office 365 cũng là một phiên bản được sử dụng phổ biến. Bản Excel 365 được phát hành năm 2020 bên cạnh những phần mềm khác như Word, PowerPoint,…

 

Phiên bản 365 cũng có những đặc điểm nổi bật cụ thể như:

• Tích hợp lưu trữ trên điện toán đám mây giúp người dùng có thể dễ dàng đồng bộ, tải dữ liệu công việc đã hoàn thành hoặc đang làm dang dở lên điện toán đám mây để có thể làm việc ở bất cứ nơi đâu.
• Dễ dàng sử dụng với thao tác kéo – thả thay vì phải lưu lại các tập tin sau đó thực hiện tùy chọn nhập. Người dùng chỉ cần kéo thả hình ảnh từ trình duyệt vào trực tiếp bảng tính đang làm việc vô cùng nhanh chóng.
• Flash Fill giúp cho các công đoạn sao chép, dán, xóa cụm ký tự trở nên đơn giản và chuyên nghiệp hơn. Đây cũng là một tính năng mang tính đột phá ở phiên bản Excel 365.
• Cập nhật toàn bộ tính năng trên Excel 2019 như các tính năng, công thức hàm mới, các dạng biểu đồ mơi, cải thiện các trợ năng,….

Như vậy có thể thấy, Excel 365 như một bản nâng cấp tốt hơn của Excel 2019 về các tính năng offline cũng như tính năng online điển hình như điện toán đám mây. Vì vậy Excel 365 sẽ hỗ trợ người dùng có thể làm việc với dữ liệu dù ở bất cứ nơi đâu.

Phân biệt Excel và Google Sheets

Bên cạnh các phiên bản Excel 2019, Excel 365, Excel 8 in 1,…thì hiện nay, nhiều người dùng còn được tiếp cận đến ứng dụng Excel Google – hay còn gọi là Google Sheets. Vậy điểm khác biệt giữa Excel và Google Sheets là gì?

Microsoft Excel

Trên phần mềm Microsoft Excel, người dùng sẽ được hỗ trợ tốt hơn bởi các hàm tính đa dạng hơn. Với 36 năm kinh nghiệm phát triển, các công thức hàm của Excel luôn được tối ưu hơn so với Google Sheets cũng như đa dạng hơn.

 

Bên cạnh đó, Excel hỗ trợ người dùng có thể sử dụng offline (ngoại tuyến) tốt hơn so với Google Sheets mặc dù Google Sheets cũng cho phép người dùng có thể tải file về để thao tác ngoại tuyến nhưng vẫn sẽ có sai sót không mong muốn. Tuy nhiên phần mềm Excel của Microsoft cũng yêu cầu người dùng phải trả phí thanh toán mỗi năm để có thể duy trì Bộ Ứng dụng Văn phòng Microsoft.

Google Sheets

Nếu như nhược điểm của Google Sheets chính là khả năng làm việc ngoại tuyến thì bù lại Google Sheets cho phép người dùng làm việc online cộng tác với nhau tốt hơn. Với khả năng tối ưu hóa chia sẻ, bạn có thể chia sẻ file cũng như cấp quyền cho những người dùng khác thực hiện thao tác trên bảng tính của bạn.

 

Ngoài ra Google Sheets được phát triển dựa trên điện toán đám mây nên nếu bạn chưa kịp cài đặt Excel, bạn hoàn toàn có thể sử dụng bảng tính Google Sheets trên website chỉ với tài khoản Google hoàn toàn miễn phí.

Trên đây là những thông tin cơ bản về phần mềm Excel văn phòng - kế toán là gì và một số điều cần biết về phần mềm. Mong bạn sẽ hiểu thêm về phần mềm cũng như có thể lựa chọn việc sử dụng Excel hoặc Excel Google để phục vụ công việc kế toán, nâng cao hiệu suất và giúp công việc tính toán đơn giản hơn.