WPS Office là gì? Tính năng nổi bật của WPS Office

Phần mềm WPS Office là gì chắc có lẽ là câu hỏi mà nhiều người thắc mắc. Nếu nhắc đến Microsoft Office có lẽ không còn lạ lẫm gì với chúng ta. Song, còn một ứng dụng nữa cũng hữu ích không kém Microsoft Office chính là WPS Office. Ứng dụng này có thể sử dụng trên cả Smartphone và laptop. Vậy cách sử dụng WPS Office như thế nào? So sánh WPS Office và Microsoft Office có khác biệt gì? Cùng mình đến với bài viết sau đây để tìm hiểu chi tiết nhé.

WPS Office là phần mềm gì?

Phần mềm WPS Office là gì? WPS Office là một ứng dụng văn phòng gồm 3 ứng dụng chính WPS Writer, WPS Spreadsheet và WPS Presentation. Các ứng dụng này lần lượt tương tự với Microsoft Word, Microsoft Excel và Microsoft Powerpoint.

WPS Office là một ứng dụng văn phòng cho Microsoft Windows, Linux, iOS và Android. Được phát triển bởi Kingsoft, một công ty phần mềm có trụ sở ở Châu Hải, Trung Quốc. WPS Office đã ra mắt người dùng vào năm 1989. Nhưng mãi đến năm 2019 thì ứng dụng này mới bắt đầu có một cú lột xác ngoạn mục. 

Các dịch vụ mà ứng dụng cung cấp cho người dùng tương tự như Microsoft Office. Nhưng điểm đặc biệt giải quyết được nhu cầu của người dùng và doanh nghiệp là WPS Office miễn phí. 

Các tính năng nổi bật trên WPS Office là gì?

Bởi chưa nhiều người biết đến nên những tính năng của WPS Office là gì vẫn còn là ẩn số. Để trả lời cho câu hỏi này, cùng mình đến với những tính năng nổi bật của ứng dụng.

Mở nhiều Tab cùng một lúc

Tính năng đầu tiên là WPS Office có thể sử dụng nhiều tab cùng một lúc. Người dùng có thể mở WPS Presentation và WPS Spreadsheets hay WPS Writer trong cùng một khoảng thời gian.

Sự hoạt động đa nhiệm này được xem là tính năng đặc biệt của WPS Office. Bởi vì điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và thuận tiện làm việc hơn.

Xuất và đọc file PDF đơn giản

Bạn không cần sử dụng phần mềm thứ 3 mà vẫn có thể mở và chỉnh sửa file dễ dàng. Việc sử dụng đến phần mềm thứ 3 khá phiền phức và hơi phức tạp. Bạn chỉ cần thao tác với nút xuất PDF (Save to PDF) trên WPS. Lúc này, bạn có thể chuyển dữ liệu một cách nhanh chóng và tiện dụng.

Tương thích với Microsoft Office

Microsoft Office là ứng dụng được ưa chuộng nhất hiện nay. Nắm được tâm lý người dùng nên WPS Office cũng có khả năng tương thích với Microsoft Office. 

Vậy nên, bạn không cần phải lo lắng về khả năng tương thích này. Khi sử dụng WPS Office là bạn có thể sử dụng tương thích với tất cả file của Microsoft Office.

Được sử dụng trên cả điện thoại

Không nhất thiết phải sử dụng laptop mới có thể sử dụng ứng dụng văn phòng này. Bạn có thể thao tác Smartphone hay máy tính bảng nhờ vào khả năng đồng bộ lên WPS Cloud. 

Đương nhiên, thao tác trên Smartphone sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của bạn vì không gian hiển thị bé. Bạn có thể dùng những dịch vụ WPS mọi lúc mọi nơi, không phải mang theo thiết bị cồng kềnh. Tính năng này sẽ giúp bạn cải thiện được năng suất công việc và tiết kiệm thời gian. 

Đồng bộ dữ liệu với Cloud (Lưu trữ đám mây)

Để không bị gián đoạn quá trình làm việc, tệp của WPS sẽ được đồng bộ lên trên WPS Cloud. Với khả năng lưu trữ thông minh, đây là một điểm cộng nữa cho WPS Office. Bạn có thể dễ dàng lưu trữ, chia sẻ hay quản lý dữ liệu dễ dàng.

Phần mềm WPS Office có những công cụ gì?

Ứng dụng WPS Office là một giải pháp thay thế mạnh mẽ cho Microsoft Office. Ứng dụng có các chức năng cơ bản và nâng cao cho người dùng. Và đặc biệt nó hoàn toàn miễn phí.

WPS Writer - Xử lý văn bản chuyên nghiệp

WPS Writer là một trình xử lý văn bản nâng cao nằm trong bộ WPS Office. Công cụ viết WPS này được tích hợp nhiều tính năng mạnh mẽ. Điều này nhằm đáp ứng nhu cầu của người dùng trong xử lý tài liệu linh hoạt và hiệu quả. Bên cạnh đó, WPS Writer còn những chức năng chính như sau:

• Chỉnh sửa văn bản: WPS Writer cung cấp các công cụ chỉnh sửa văn bản cơ bản và toàn diện. Cho phép người dùng thay đổi kiểu chữ, phông chữ, kích thước, màu sắc,... Ngoài ra còn áp dụng các định dạng như in đậm, in nghiêng, gạch chân,...
• Định dạng trang: Ngoài chỉnh sửa văn bản, WPS Writer còn cung cấp tùy chọn định dạng trang khác nhau. Ví dụ như căn lề, hướng trang, đầu trang, chân trang và số trang.
• Bảng và đồ họa: Người dùng có thể chèn bảng, hình ảnh, biểu đồ và các thành phần đồ họa khác vào tài liệu.
• Chuyển đổi tài liệu: WPS Writer còn có khả năng chuyển đổi tài liệu sang nhiều định dạng khác nhau. Ví dụ như .docx, .pdf, .txt và các định dạng khác. Điều này khiến ứng dụng linh hoạt và tương thích với các phần mềm xử lý văn bản khác nhau.

Công cụ thuyết trình mạnh mẽ với WPS Presentation

WPS Presentation là ứng dụng phần mềm đa năng và chuyên nghiệp nằm trong bộ WPS Office. Ứng dụng được thiết kế giúp người dùng tạo trình chiếu hấp dẫn và có tính thẩm mỹ cao. Cụ thể:

• Tạo và chỉnh sửa slideshow: Bản trình bày WPS cung cấp quy trình hợp lý để tạo và chỉnh sửa các trình chiếu động. Điều này bao gồm khả năng tổ chức và trình bày nhiều định dạng một cách chuyên nghiệp.
• Khả năng tương thích cao: Phần mềm đảm bảo khả năng tương thích với Microsoft PowerPoint và Google Slides. WPS Presentation cũng hỗ trợ các định dạng PPT phổ biến (.ppt, .pptx, .pptm). Điều này đảm bảo bạn có thể làm việc trên nhiều nền tảng khác mà không gặp trở ngại nào.
• Nén tệp để chia sẻ dễ dàng: Bản trình bày WPS cho phép bạn nén các tệp. Điều này để tạo điều kiện chia sẻ dễ dàng. Đặc biệt khi chúng chứa các tệp đa phương tiện có dung lượng lớn.
• Mẫu thiết kế miễn phí: Để nâng cao sự hấp dẫn cho các slide của bạn. Phần mềm cung cấp nhiều mẫu thiết kế miễn phí với đa dạng chủ đề khác nhau.
• Chuyển đổi giữa PPT và PDF: Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các tệp giữa các định dạng PPT và PDF. Điều này mang lại sự linh hoạt khi lưu và chia sẻ bài thuyết trình của mình.

Bảng tính toàn diện cùng WPS Spreadsheet

WPS Spreadsheet là một ứng dụng bảng tính đa năng có trong bộ WPS Office. Công cụ mạnh mẽ cho phép người dùng tạo, sửa đổi và quản lý dữ liệu ở định dạng bảng. Bảng tính WPS mở rộng tiện ích cho việc quản lý tài chính cá nhân và doanh nghiệp như:

• Mẫu đa dạng: Bảng tính WPS cung cấp nhiều mẫu đa dạng để hợp lý hóa công việc. Các mẫu này được thiết kế cho bảng kế toán, ngân sách cá nhân, lập kế hoạch dự án,...
• Công cụ trực quan hóa dữ liệu miễn phí: Điểm mạnh đáng kể của Bảng tính WPS là khả năng biểu diễn dữ liệu trực quan. Nó cung cấp nhiều tùy chọn biểu đồ để nâng cao khả năng diễn giải và trình bày dữ liệu. Từ đó giúp bạn dễ dàng rút ra thông tin chi tiết từ các bộ dữ liệu phức tạp.
• Khả năng tương thích đa nền tảng: Bảng tính WPS có khả năng tương thích toàn diện với nhiều bộ ứng dụng văn phòng. Ví dụ như Microsoft Excel, Google Sheets,...
• Tính năng xem theo thẻ: Để cải thiện trải nghiệm và hiệu quả của người dùng, WPS Presentation có hệ thống xem theo thẻ. Giao diện phép người dùng chuyển đổi giữa các tab trong cùng một cửa sổ bằng lệnh Ctrl+Tab. Điều này nhằm tránh rắc rối khi xử lý nhiều tab đang mở.
• Chuyển đổi giữa file Excel và PDF: Bảng tính WPS hỗ trợ chuyển đổi giữa các tệp Excel và PDF. Tính năng này có sẵn trong phiên bản mới nhất của ứng dụng WPS Office. Ngoài ra cũng có thể chuyển đổi trực tuyến bằng công cụ WPS PDF.

WPS PDF - Chỉnh sửa và chuyển đổi PDF dễ dàng

WPS PDF là công cụ chuyển đổi toàn diện được cung cấp bởi WPS Office. Đây là giải pháp thay thế tuyệt vời cho các phần mềm PDF. WPS PDF đã tạo được chỗ đứng riêng cho mình bằng các tính năng nổi bật:

• Tạo và chỉnh sửa PDF: Người dùng có thể tạo tệp PDF từ đầu. Mang lại sự linh hoạt trong việc chỉnh sửa văn bản, hình ảnh và chú thích vào tài liệu. Các tệp PDF hiện có thể được chỉnh sửa bằng nhiều công cụ khác nhau. Điều này cho phép bạn điều chỉnh các tệp theo nhu cầu của mình.
• Chuyển đổi PDF: WPS PDF hỗ trợ chuyển đổi tệp PDF sang các định dạng phổ biến khác. Ví dụ như Word, PowerPoint, Excel và tệp hình ảnh.
• Tách và hợp nhất các tệp PDF: Ứng dụng cung cấp cho người dùng khả năng chia các tệp PDF lớn thành các tệp nhỏ. Thậm chí là hợp nhất nhiều tệp PDF thành một tài liệu duy nhất. Chức năng này có thể hữu ích khi bạn quản lý tài liệu dài hoặc nhiều tài liệu.
• Cộng tác trên tệp PDF: WPS PDF cho phép nhiều người dùng xem, chỉnh sửa, đọc và làm việc trên cùng một tệp PDF. Tính năng này thúc đẩy năng suất làm việc và hiệu quả trong các dự án nhóm.

Trợ lý trí tuệ nhân tạo với công cụ WPS AI

WPS AI là tính năng nâng cao nhằm mục đích cách mạng hóa năng suất văn phòng. WPS AI sắp xếp hợp lý mọi tác vụ liên quan đến tài liệu của bạn. Điều này đảm bảo hiệu quả và độ chính xác cao. Ngoài ra, công cụ WPS AI còn tích hợp nhiều tính năng nổi trội khác. Cụ thể:

• Nội dung do WPS AI tạo: WPS AI đơn giản hóa tác vụ tạo nội dung, văn bản chuyên nghiệp. AI có thể xử lý ngôn ngữ cao, hiểu được yêu cầu người dùng và tạo nội dung phù hợp. 
• Khai thác thông tin chính: Một tính năng chính khác của WPS AI là khả năng trích xuất thông tin quan trọng từ tài liệu. WPS AI giúp quét tài liệu, xác định các điểm cần thiết và trình bày chúng cho người dùng.
• Dịch thuật và giải quyết truy vấn: WPS AI hỗ trợ dịch thuật đa ngôn ngữ, giảm rào cản giao tiếp tại nơi làm việc toàn cầu. Nó đóng vai trò như trợ lý nghiên cứu trả lời các câu hỏi về các tài liệu hiện có.
• Tối ưu hóa tài liệu: WPS AI vượt trội trong việc tối ưu hóa tài liệu, chuyển đổi định dạng và tông màu phù hợp. Tính năng còn có thể viết và định dạng lại tài liệu để cải thiện khả năng đọc mạch lạc.

Các ưu và nhược điểm của phần mềm WPS Office là gì?

WPS Office được đánh giá là giải pháp thay thế Microsoft Office tuyệt vời nhờ những ưu điểm nổi bật. Bên cạnh đó, ứng dụng này cũng còn một số những nhược điểm cần phải khắc phục.

Ưu điểm của WPS Office là gì?

Microsoft Office hiện tại đang giữ ngôi vương trong việc được sử dụng phổ biến từ người dùng. Để có thể cạnh tranh với những ứng dụng khác và thu hút được người sử dụng. WPS Office cần phải sở hữu những ưu điểm nổi trội nhất định. Sau đây là một số ưu điểm vượt trội của ứng dụng này:

• Mở và xem được nhiều tab làm việc cùng một lúc.
• Chuyển đổi dữ liệu sang file PDF một cách đơn giản và dễ dàng.
• Giao diện phần mềm WPS Office  trực quan và dễ sử dụng.
• Tương thích hoàn toàn với các định dạng file từ phần mềm Microsoft Office.
• Cho phép người dùng đồng bộ dữ liệu quan trọng thông qua WPS Cloud.
• Vận hành tốt trên mọi thiết bị từ laptop cho đến Smartphone.

Các nhược điểm của WPS Office là gì?

Phải thừa nhận rằng, phần mềm WPS Office có nhiều ưu điểm vượt trội. Song, WPS Office vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục, chẳng hạn như:

• WPS Office là gói phần mềm độc quyền, sẽ phải mất phí để tận hưởng hết các tính năng.
• Khả năng chuyển đổi PDF thành file Word/Excel/PPT chỉ có ở bản WPS Premium.
• WPS Office bản miễn phí chỉ có 1GB dung lượng. Nên chỉ có thể lưu được các tài liệu văn bản nhỏ. 
• Gây ra tình trạng nặng máy với máy có cấu hình thấp. Bởi vì nó tiêu tốn khoảng 200MB RAM khi khởi động.

So sánh phần mềm WPS Office và Microsoft Office

WPS là sự thay thế tốt nhất cho MS Office. Dưới đây là những điểm tương đồng và khác biệt của chúng.

WPS Office và Microsoft Office có điểm gì giống nhau?

Phần mềm WPS Office có nhiều tính năng tương đồng trong phiên bản MS Office tiêu chuẩn, chẳng hạn như: 

• WPS Office và Microsoft 365 có thể được sử dụng trực tuyến miễn phí trên trang web của họ.
• WPS và Microsoft 365 có giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ khách hàng phù hợp.
• Cả hai đều có các dịch vụ như trình chiếu, soạn văn bản, trang tính và PDF.
• Cả hai đều cung cấp các tính năng cơ bản và nhằm mục đích giúp công việc hiệu quả hơn.
• WPS và Microsoft 365 hoạt động hoàn hảo trên mọi hệ điều hành Windows, Mac và Linux.

Sự khác nhau giữa WPS Office và Microsoft Office là gì?

Việc lựa chọn WPS Office và Microsoft Office phụ thuộc vào nhu cầu của bạn và ngân sách của bạn. Nếu bạn cần giải pháp văn phòng miễn phí hoặc ngân sách hạn chế, WPS Office là lựa chọn tốt. Dưới đây là bảng so sánh WPS Office và Microsoft Office mà bạn có thể tham khảo:

	WPS Office	Microsoft Office
Bộ ứng dụng	Writer, Spreadsheets, Presentation, EM Client, WPS Mail	Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote
Dung lượng	100 MB	800 MB – 2,8GB (ISO)
Nền tảng hỗ trợ	Windows XP, Vista, 7, 8, 10, MacOS	Windows 7, 8, 10, MacOS
Fonts	230	330
Các định dạng file hỗ trợ	DOC, DOCX, XLSX, XLS, PPT, PDF, TXT, HTM, RTF, DOT, DOTX	DOC, DOCX, XLSX, XLS, PPT, PPTX, PDF, TXT, HTM, RTF, DOT, DOTX
Hỗ trợ miễn phí trên ứng dụng di động	Có	Không có
Số lượng bắt buộc mua	Tối thiểu 01 – Tối đa không	Tối thiểu 01- Tối đa 05 bộ
Lưu trữ Cloud	10 GB	5 GB
Kích hoạt số lượng lớn	Có (1 Key dùng nhiều PC)	Không (chỉ dùng cho 1PC)
Giá tham khảo (tại Việt Nam)	VND 2,990,000	VND 6,099,000

Hướng dẫn cài đặt WPS Office dễ dàng

Bạn đã biết được WPS Office là gì cùng với những ưu điểm nổi trội của ứng dụng. Tuy nhiên, làm thế nào để tải và cài đặt ứng dụng này về máy. Thắc mắc của bạn sẽ được giải đáp trong nội dung dưới đây.

Cách cài đặt phần mềm WPS Office trên máy tính là gì?

Cài đặt ứng dụng văn phòng WPS Office này cực kỳ đơn giản. Bạn chỉ cần thực hiện vài thao tác là có thể thành công cài đặt nó vào máy tính. Không cần phải mã hóa hay giải nén phức tạp, bạn vẫn có thể cài đặt ứng dụng này. Để cài đặt WPS Office về máy tính, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Bạn truy cập trang web của WPS Office tại https://www.wps.com/.

Bước 2: Trên trang web chính, bạn nhấn chọn Free Download.

Bước 3: Sau khi tệp đã được tải xuống, mở nó bằng cách bấm đúp chuột. Tiếp tục bạn đánh dấu tick vào ô đồng ý theo điều khoản sử dụng WPS Office. Sau đó, bạn chọn Install Now.

Bước 4: Sau khi cài đặt hoàn thành, bạn chọn Get Started để bắt đầu sử dụng.

Như vậy bạn đã tải và cài đặt thành công ứng dụng WPS Office trên máy tính rồi đấy.

Cách cài đặt WPS Office trên điện thoại đơn giản là gì?

Cách cài đặt ứng dụng này trên điện thoại khác so với trên máy tính. WPS Office đang hỗ trợ trên cả 2 hệ điều hành điện thoại là Android và iOS. 

Lưu ý: Bài viết tải ứng dụng bằng iOS. Tuy nhiên, với hệ điều hành Android bạn cũng thực hiện tương tự.

Bước 1: Bạn truy cập vào AppStore cho iOS hay Google Play trên điện thoại Android.

Bước 2: Tại ô tìm kiếm, bạn nhập WPS Office. Nhấn vào biểu tượng WPS Office trong kết quả tìm kiếm.

Bước 3: Nhấn vào nút Nhận để tải và cài đặt ứng dụng lên điện thoại của mình.

Lúc này, bạn đã tải thành công WPS trên điện thoại di động của mình rồi đấy.

Tổng hợp một số câu hỏi liên quan đến phần mềm WPS Office là gì

Sau khi đã tìm hiểu về WPS Office là gì cũng những tính năng nổi trội. Tại phần này, mình sẽ giải đáp thêm một số thắc mắc về ứng dụng này.

Sử dụng miễn phí WPS Office được không?

WPS Office cung cấp phiên bản miễn phí với đầy đủ các tính năng nổi bật cho người dùng. Ứng dụng còn hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu phổ biến. Điều này giúp bạn làm việc với các tệp từ Microsoft Office mà không cần định dạng lại.

WPS Office của nước nào?

WPS Office là bộ ứng dụng văn phòng cho Microsoft Windows, Linux, iOS và Android. Phát triển bởi Kingsoft, một công ty phần mềm Trung Quốc có trụ sở tại Châu Hải.

Nên sử dụng WPS Office hay Microsoft Office?

WPS Office vượt trội về khả năng tương thích định dạng, hỗ trợ liền mạch các định dạng tệp MS Office. Tuy bộ ứng dụng Microsoft Office được sử dụng phổ biến. Thế nhưng bộ WPS miễn phí có thể sẽ thay thế Microsoft Office nhờ những đặc điểm nổi trội như:

• Ứng dụng WPS Office không yêu cầu cấu hình thiết bị quá cao.
• Có thể sử dụng miễn phí bộ ứng dụng này trên mọi nền tảng. Trường hợp bạn muốn mua gói Premium thì vẫn sẽ tiết kiệm hơn nhiều so với Microsoft Office.
• WPS Office có thể hoạt động trên đa nền tảng.
• Bộ phận chăm sóc khách hàng của WPS Office luôn có mặt khi bạn cần sự giúp đỡ.

Kết luận

Chúng ta vừa tìm hiểu phần mềm WPS Office là gì cùng ưu điểm vượt trội so với Microsoft Office. Mong rằng bài viết sau đây sẽ giúp bạn có thêm nhiều kiến thức về ứng dụng hữu ích này. Đừng quên theo dõi trang Điện Thoại Vui để cập nhật tin mới về công nghệ hiện nay nhé. Cảm ơn các bạn vì đã bỏ chút thời gian đọc qua bài viết này.