Cách đánh số thứ tự trong Excel tự động siêu đơn giản

Nhiều bạn vẫn chưa biết cách đánh số thứ tự trong Excel sao cho nhanh và số tự nhảy bằng lệnh, hàm,... mà không cần nhập thủ công. Do đó hay mất nhiều thời gian để xử lý bảng Excel. Nếu bạn đang gặp phải tình trạng này, hãy cùng theo hướng dẫn cách thực hiện đánh số tự động trong Excel dưới đây nhé.

Đánh số thứ tự trong Excel bằng cách kéo thả chuột 

Việc đánh một vài số đầu tiên và kéo chuột để các ô sau đó tự động được điền là cách làm khá phổ biến. Thực hiện theo các bước sau đây để đánh số thứ tự:

Bước 1: Đầu tiên bạn cần gõ số 1 ở hàng thứ nhất rồi đến số 2 ở hàng tiếp theo.

Bước 2: Bôi đen 2 ô phần tử vừa nhập rồi di chuyển chuột đến góc cuối bên phải của vùng được chọn. Tại đây sẽ xuất hiện một ô vuông nhỏ ngay mũi tên chỉ dẫn.

Bước 3: Nhấn vào ô vuông nhỏ ngay mũi tên ở bước 2. Giữ và kéo chuột đến vị trí hàng cuối cùng cần đánh số.

Khi đã hoàn tất, bạn sẽ có một cột được đánh số thứ tự như mong muốn. Đây là một cách thông dụng và đơn giản mà bất cứ ai mới tiếp cận Excel cũng có thể làm được. Tuy nhiên cách làm này chỉ thực sự phù hợp khi dữ liệu mà bạn cần đánh số không quá nhiều. Ngoài ra, nếu xóa một hàng bất kỳ, số thứ tự sẽ không được cập nhật lại.

Cách đánh số thứ tự nhanh, tự nhảy trong Excel với Stop Value 

Đánh số bằng tính năng Stop Value là một cách làm phù hợp với các bạn làm việc văn phòng. Đây là cách đánh số thứ tự trong Excel khá tiện lợi và có phần chuyên nghiệp hơn so với cách làm truyền thống ở trên. Thực hiện theo các bước sau để đánh số với Stop Value:

Bước 1:  Đầu tiên tại ô bắt đầu bạn nhập vào số 1.

Bước 2: Tiếp đến chọn vào Fill trên thanh công cụ rồi nhấn vào Series.

Bước 3: Tại bảng Series, bạn có thể điều chỉnh các tùy chọn cho việc đánh số của mình. Chọn vào Columns nếu muốn đánh số theo cột dọc hoặc Rows nếu muốn đánh số theo hàng ngang.

• Step value: Đây là khoảng cách giữa 2 số thứ tự liên tiếp. Ví dụ bạn nhập 1 thì sẽ được dãy 1,2,3,4,5… còn nhập 2 thì sẽ được dãy 1,3,5,7…
• Stop value: Đây là số giá trị cuối cùng mà bạn muốn đánh số. Ví dụ bạn nhập 10 thì sẽ được dãy số thứ tự từ 1 đến 10 là kết thúc.

Với cách làm này bạn có thể xử lý được nhiều dữ liệu cần đánh số hơn so với cách làm đầu tiên. Tuy nhiên Stop Value cũng sẽ không tự động cập nhật lại số thứ tự nếu bạn muốn xóa một hàng bất kỳ.

Hướng dẫn cách cố định dòng trong Excel có thể bạn chưa biết, xem ngay tại đây!

Các hàm đánh số thứ tự trong Excel bằng công thức 

Bên cạnh 2 cách làm đánh số thông dụng đã hướng dẫn. Bạn có thể thực hiện thêm số thứ tự tự động thông qua các hàm công thức đơn giản. Với mỗi cách làm sẽ có những ưu nhược điểm khác nhau, cùng tìm hiểu để tìm cho mình công thức phù hợp nhé.

Đánh số thứ tự bằng cách kết hợp công thức và kéo thả chuột 

Đây là cách làm được thực hiện dựa trên phép cộng thông thường. Như các bạn đã biết các dãy số thứ tự liền kề đều có khoảng cách giống nhau. Vậy nên chỉ cần cộng khoảng cách số vào hàng trước thì ta sẽ thu được số thứ tự hàng tiếp theo. Sau đây mình sẽ hướng dẫn các bạn đánh số thứ tự như thông thường, khoảng cách 2 số liền kề là 1 đơn vị (1,2,3,4…).

Công thức: B3=B2 + 1 

Hướng dẫn đánh số bằng hàm số cộng:

Bước 1: Chọn vào ô B2 đầu tiên cần đánh số và nhập vào số 1 để bắt đầu.

Bước 2: Tiếp theo là ô B3 ta nhập công thức =B2+1 và nhấn Enter.

Bước 3: Tại góc phải phía dưới ô vừa nhập công thức, kéo di chuột đến ô giá trị số thứ tự cuối cùng là xong. 

Ưu điểm: Đây là cách làm khá đơn giản có phần giống với cách kéo chuột thông thường. Bạn có thể dùng để đánh số thứ tự cách nhau 1 đơn vị hay 2,3,4… đơn vị tuỳ ý.

Nhược điểm: Cách làm này không phù hợp nếu bạn cần đánh nhiều số thứ tự vì phải kéo đến ô cuối cùng của dãy. Bạn cũng không thể xóa một hàng số bất kỳ vì tất cả các ô đều liên quan công thức với nhau và sẽ gây ra lỗi.

Cách đánh số thứ tự trong Excel nhanh bằng hàm Sequence

Hàm công thức Sequence giúp hỗ trợ bạn tạo một danh sách các số liên tiếp thành một hàng dọc hoặc thành một mảng. 

Công thức hàm: = SEQUENCE (số hàng cần đánh số)

Giả sử bạn cần đánh số thứ tự từ 1 đến 7, để xử lý dùng Sequence bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Chọn ô cần bắt đầu dãy số và nhập công thức =SEQUENCE (7) vào chỗ trống.

Bước 2: Nhấn Enter sau đó dãy số thứ tự sẽ được đánh tự động ngay trong vài giây.

Ưu điểm: Hàm công thức dễ nhớ và đơn giản. Nhập được số hàng không giới hạn số lượng, phù hợp khi xử lý dữ liệu lớn.

Nhược điểm: Bạn sẽ không thể xoá bỏ số thứ tự ở một hàng bất kỳ vì sẽ gây ra lỗi. Khoảng cách giữa các số thứ tự luôn là 1.

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng hàm Row()-1

Row là một hàm Excel dùng để trả về số thứ tự của hàng mà bạn đang nhập công thức. Ví dụ bạn đang nhập công thức vào hàng thứ 2 thì hàm sẽ trả về giá trị 2.

Công thức hàm: =ROW(reference)

Reference là thành phần không bắt buộc. Đây có thể là ô hoặc phạm vi ô phần tử mà bạn muốn lấy số hàng của chúng. Nếu không nhập, Excel sẽ mặc định lấy giá trị hàng của ô phần tử bạn đang dùng công thức.

Thực hiện đánh số thứ tự bằng hàm Row như sau:

Bước 1: Tại ô đầu tiên bạn cần nhập công thức =ROW()-1. Bởi vì bạn sẽ bắt đầu đánh số thứ tự 1 tại hàng thứ 2 nên phải trừ đi 1 đơn vị. Tương tự nếu ô bắt đầu là hàng thứ 3 thì bạn cần trừ đi 2 đơn vị.

Bước 2: Nhấn Enter rồi kéo để sao chép công thức cho đến ô giá trị cần đánh số cuối cùng.

Ưu điểm: Khi bạn xoá bỏ 1 hàng bất kỳ thì số thứ tự sẽ được cập nhật lại chính xác. Công thức hàm đơn giản và dễ nhớ phù hợp với mọi người dùng.

Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian để kéo công thức thủ công nếu gặp phải lượng dữ liệu lớn.

Đánh số thứ tự Excel bằng cách kết hợp hàm COUNTA và hàm IF 

Kết hợp COUNTA cùng hàm IF sẽ giúp bạn đánh số thứ tự ở các hàng có dữ liệu cụ thể. Bỏ qua các hàng trống không có dữ liệu.

Công thức hàm:

• Hàm COUNTA: = COUNTA (phạm vi hàng hoặc vùng cần đếm số)
• Hàm IF: =  IF (điều kiện, giá trị trả về nếu thỏa điều kiện, giá trị trả về nếu không thỏa điều kiện)

Thực hiện kết hợp COUNTA VÀ IF để đánh số thứ tự như sau:

Bước 1: Đầu tiên bạn nhập vào ô thứ nhất (A3) cần đánh số thứ tự công thức:

 =IF(B3= “”,“”,COUNTA($B$3:B3)). 

Trong đó:

• B3=“”,“” có nghĩa là nếu ô B3 có giá trị rỗng thì A3 sẽ không đếm thứ tự và trả về ô trống.
• COUNTA($B$3:B3) có nghĩa là nếu B3 có dữ liệu thì A3 sẽ trả về số thứ tự tương ứng. Lúc này hàm sẽ đếm ô dữ liệu có trong khoảng từ B3 đến B3 (vì sử dụng $B$3 để cố định ô phần tử này và đối chiếu chúng lần lượt từ B3 đến các ô tiếp theo). Tương tự nếu ô B4 thỏa điều kiện hàm cũng sẽ đếm dữ liệu có trong khoảng từ B3 đến B4.

Bước 2: Nhấn Enter và kéo công thức xuống các hàng cần đánh số bên dưới.

Ưu điểm: Số liệu sẽ được cập nhật nếu bạn muốn xóa bỏ một hàng bất kỳ. Hàm số tự động bỏ qua các dữ liệu trống không cần đếm để người dùng dễ nhìn hơn.

Nhược điểm: Cách làm và công thức có phần phức tạp hơn các cách đánh số thứ tự trong Excel khác. Không phù hợp với dữ liệu lớn.

Một số lưu ý khi đánh số thứ tự nhanh trong Excel 

Như các bạn đã thấy có rất nhiều cách làm khác nhau giúp việc đánh số thứ tự trong Excel trở nên thuận tiện hơn. Sau đây là những tổng kết lại về các cách làm và lưu ý khi sử dụng bạn cần chú ý:

• Đối với người dùng cần đánh số thứ tự cho một bảng dữ liệu lớn, lên đến hàng trăm hàng ngàn. Bạn nên sử dụng Stop Value hay hàm Sequence sẽ tối ưu hơn, tránh kéo dữ liệu thủ công phức tạp.
• Ngoại trừ dùng hàm ROW và cách kết hợp hàm IF với COUNTA là tự động cập nhật số thứ tự. Các cách làm còn lại đều sẽ không tự động cập nhật số liệu hoặc báo lỗi khi xóa một hàng bất kỳ.
• Khi sử dụng hàm chú ý ghi đúng cú pháp và tên hàm, tránh nhầm lẫn các tên hàm giống nhau. Ví dụ hàm ROW dễ nhầm với ROWS hoặc nhầm hàm COUNTA với hàm COUNT. Nhiều bạn không để ý sự khác biệt sẽ vô tình khiến bảng tính của mình bị lỗi.
• Toàn bộ các cách trên đều có thể hỗ trợ bạn đánh số thứ tự thành hàng ngang theo từng cột thay vì hàng dọc. Trừ cách dùng làm ROW và hàm IF với COUNTA là không thể thực hiện được.

Trên đây là tổng hợp các cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel đơn giản nhưng lại rất nhanh hiệu quả. Hy vọng rằng qua đó bạn có thể sử dụng trang tính một cách tối ưu hơn, tránh lãng phí thời gian. Đừng quên chia sẻ bài viết này đến bạn bè để cùng tham khảo những cách làm hay ho này nhé!