Hướng dẫn sử dụng Pivot table trong Excel, Google sheet, SQL, Power BI

Pivot Table trong Excel, Google Sheet, SQL, Power BI là tính năng báo cáo tiện lợi nhưng chưa được nhiều người biết đến. Vậy Pivot Table là gì? Cách dùng ra sao? Pivot Table có những ưu điểm nổi bật nào? Tìm hiểu ngay về Pivot Table trong Excel cũng như một số cách dùng của công cụ này ngay trong bài viết bên dưới nhé.

Pivot Table trong Excel là gì?

Pivot Table là một trong những công cụ giúp người dùng thống kê dữ liệu mạnh mẽ nhất trong Excel. Tính năng này đặc biệt phát huy sự hiệu quả khi bạn cần thống kê nhanh với nhiều ưu điểm như:

Tốc độ thống kê dữ liệu nhanh;

• Các bước thực hiện thống kê đơn giản, không cầu kỳ;
• Mọi dữ liệu đều được kiểm soát một cách chi tiết.

Pivot Table dùng để làm gì

Như đã đề cập bên trên, Pivot Table đem đến lợi ích rất lớn trong việc thống kê dữ liệu. Cụ thể:

• Công cụ giúp lọc, phân tích và sắp xếp dữ liệu từ một bảng dữ liệu lớn để trích xuất hay tạo báo cáo;
• Thống kê dữ liệu và kiểm soát thông tin chi tiết.

Cách dùng Pivot Table trong Excel

Sau khi đọc xong phần thông tin bên trên, chắc hẳn bạn đọc đã nắm rõ Pivot Table trong Excel là gì. Để biết thêm về cách dùng công cụ Pivot Table trong Excel này, bạn hãy tham khảo phần dưới đây:

Cách tạo bảng thống kê Pivot Table trong Excel

Với những vùng dữ liệu được chọn ban đầu, Pivot Table sẽ thống kê giúp bạn. Lưu ý rằng Pivot Table sẽ không tự động cập nhật nếu vùng dữ liệu ban đầu được chỉnh sửa hay thêm vào.

Cách dùng Pivot Table thống kê dữ liệu bằng Pivot Table trong Excel như sau:

• Bước 1: Bạn mở thẻ Insert, chọn Pivot Table;
• Bước 2: Lúc này, hộp thoại Create PivotTable hiện ra;

Trong đó:

• • Ngay mục “Choose the data that you want to analyze”, nhấn chọn “Select a table or range”.
  • Table/Range: Vùng dữ liệu sẵn có mà bạn muốn thống kê;
  • Use an external data source: Dùng những dữ liệu bên ngoài (tính năng này thường ít khi sử dụng bởi việc thống kê chỉ chủ yếu lấy dữ liệu trong bảng).
  • Trong phần “choose where you want the PivotTable report to be placed”, bạn chọn “Existing Worksheet”
  • New Worksheet: Bảng thống kê Pivot Table sẽ xuất hiện trong trang tính mới khi bạn nhấp vào phần này;
  • Existing Worksheet: Nếu chọn phần này thì bảng thống kê sẽ xuất hiện ở trang tính bạn đang sử dụng;
  • Location: Chọn vị trí bạn muốn tạo bảng Pivot Table.
  • Nhấn nút “OK” sau khi đã chọn xong.
• Bước 3: Tiếp theo, nháy chuột phải vào vùng dữ liệu Pivot Table để đổi giao diện của bảng thống kê thành kiểu cơ bản. Sau đó, bạn chọn Pivot Table Options.
• Bước 4: Lúc này hộp thoại Pivot Table Options hiện lên, bạn chọn “Display”, sau đó nhấn vào “Classic PivotTable layout (enables dragging of fields in the grid)” và bấm OK;
• Bước 5: Bạn tiến hành kéo các trường phù hợp vào vùng tương ứng (bạn có 2 lựa chọn là kéo trực tiếp vào vùng Pivot Table hoặc kéo xuống các ô phía dưới).

Trong đó:

• Filters: Bộ lọc báo cáo;
• Columns: Dữ liệu sẽ hiển thị theo cột;
• Rows: Dữ liệu sẽ hiển thị theo dòng;
• Values: Giá trị chủ yếu là số.

Mẹo Excel hay: Hàm thay thế trong Excel là gì? Và cách dùng trong hàm thay thế đơn giản tại đây!

Hướng dẫn tạo bảng thống kê Pivot Table trong Google Sheet

Cách sử dụng Pivot Table trong Excel, Google Sheet thực hiện như sau:

• Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn thống kê. Sau đó, bạn chọn thẻ Data rồi chọn phần Pivot Table;
• Bước 2: Lúc này bảng Pivot Table sẽ hiện lên. Trong đó bạn có hai sự lựa chọn: New Sheet (chèn bảng thống kê vào sheet mới), Existing sheet (chèn bảng thống kê vào trang hiện có). Sau đó, bạn bấm vào “Create”;
• Bước 3: Bảng Pivot Table sẽ mở ra, lúc này bạn thực hiện thêm dữ liệu vào bảng bằng cách bấm nút “Add”. Có các lựa chọn như Rows, Columns, Values, Filter bạn thực hiện tương tự như phần Excel là hoàn tất.

Đó là tất cả các bước để tạo bảng thống kê Pivot Table trong Google Sheet, sau đây hãy cùng tìm hiểu lệnh này trong SQL như thế nào nhé!

Lệnh PIVOT trong SQL Server

Pivot Table trong Excel SQL cho phép người dùng phân tích bảng chéo, tức là chuyển dữ liệu từ bảng này sang bảng khác, lấy kết quả tổng hợp sau đó chuyển từ dòng sang cột.

Cú pháp mệnh đề PIVOT trong Server:

SELECT cot_dautien AS ,

[giatri_chuyen1], [giatri_chuyen2], … [giatri_chuyen_n]

FROM

() AS

PIVOT

(

ham_tong ()

FOR

IN ([giatri_chuyen1], [giatri_chuyen2], … [giatri_chuyen_n])

) AS ;

Trong đó:

• cot_dautien: Cột hay biểu thức sẽ trở thành cột đầu tiên trong bảng mới sau khi chuyển;
• bidanh_cot_dautien: Tên của cột đầu tiên sau khi chuyển trong bảng mới;
• giatri_chuyen1, giatri_chuyen2, … giatri_chuyen_n: Các giá trị cần chuyển;
• bang_nguon: Lệnh SELECT, đưa dữ liệu ban đầu vào bảng mới;
• bidanh_bang_nguon: Tên của bảng nguồn;
• ham_tong: Là các hàm như SUM, COUNT, MIN, MAX,...
• cot_tong: Cột hay biểu thức được dùng với ham_tong;
• cot_chuyen: Cột chứa giá trị cần chuyển đổi;
• bidanh_bang_chuyen: Tên của bảng sau khi chuyển đổi.

Tạo Pivot Table từ tập dữ liệu trong Power BI

Bạn có thể tạo Pivot Table Power BI từ những dữ liệu được lưu trữ trong Power BI bằng vài thao tác đơn giản. Điều này rất hiệu quả trong việc xử lý dữ liệu.

• Bước 1: Bạn chọn một ô trống trên bảng tính Excel;
• Bước 2: Bạn nhấn Insert, sau đó nhấp vào PivotTable, tiếp đến chọn From Power BI;
• Bước 3: Trong phần Power BI Dataset, bạn chọn một tệp dữ liệu có sẵn;
• Bước 4: Sau khi chọn xong dữ liệu, bạn thao tác các bước tương tự như phần tạo bảng thống kê trong Excel và Google Sheet.

Pivot Table trong Excel lỗi và cách khắc phục

Trong quá trình sử dụng Pivot Table, bạn không thể tránh khỏi những lỗi xảy ra. Bên dưới là một số lỗi phổ biến từ những thủ thuật laptop hay kèm với cách khắc phục, cùng tìm hiểu ngay nhé!

Khắc phục lỗi Pivot Table không hiện dữ liệu

Pivot Table sẽ không hiển thị những mục không có dữ liệu khi thống kê. Để đảm bảo tính nhất quán cho bảng thống kê, bạn cần thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Bạn nhấp chuột vào một ô trong cột Row Labels;
• Bước 2: Sau đó, nhấp chuột phải và chọn phần Fields Setting;
• Bước 3: Màn hình sẽ hiển thị hộp thoại Fields Setting, sau đó bạn chọn Layout & Print, tiếp tục chọn Show items with no data và bấm OK.

Cách sửa lỗi Pivot Table trong Excel không tự cập nhật

Như đã đề cập ở phần trên, Pivot Table trong Excel không tự cập nhật khi bạn thêm dữ liệu mới vào bảng tỉnh. Để cập nhật cho bảng Pivot Table, bạn cần thực hiện các bước như sau:

• Bước 1: Bạn chọn một ô trong bảng Pivot Table, sau đó chọn tiếp phần PivotTable Tool / PivotTable Analyze, tiếp tục chọn Change Data Source;
• Bước 2: Lúc này một hộp thoại sẽ hiện ra, cho phép bạn chọn lại vùng dữ liệu mới. Sau khi chọn xong, bạn nhấp vào OK.

Lưu ý: Đôi lúc Pivot Table không tự cập nhật khi ta chọn Change Data Source. Lúc này bạn hãy nhấp vào một ô bất kỳ trong PivotTable, nhấp chuột phải và chọn “Refresh”.

Khắc phục lỗi Pivot Table trong Excel không hiện ngày

Lỗi này có thể do khi bạn chọn lọc theo tháng trong Filters. Để khắc phục, bạn làm theo hướng dẫn như sau:

• Bước 1: Bạn nhấp chuột phải vào ô Ngày trong bảng Pivot Table, chọn Group;
• Bước 2: Hộp thoại Grouping sẽ hiện lên, lúc này bạn chọn vào phần “Days” là hoàn tất.

Pivot Table báo lỗi

Một lỗi rất phổ biến nữa trong quá trình sử dụng Pivot Table là “field name is not valid”. Để khắc phục lỗi này, bạn hãy loại bỏ các ký tự không hợp lệ như dấu ngoặc vuông, dấu chấm than,... khỏi tên trường trong Pivot Table.

Pivot Table trong Excel, Google Sheet, SQL, Power BI cũng như trong một số phần mềm khác hy vọng bạn sẽ có thêm một công cụ hỗ trợ hữu ích cho công việc văn phòng của mình.