Ghi chú trong Excel và cách tạo khung ghi chú trong Excel

Ghi chú trong Excel hỗ trợ bạn chú thích nội dung quan trọng cần lưu ý. Ngoài ra, mọi người còn có thể nhận xét, thảo luận về nội dung trong Excel bằng ghi chú. Tại bài viết này, mình sẽ chia sẻ đến bạn cách tạo khung ghi chú trong Excel nhanh chóng, dễ thực hiện.

Khi nào cần tạo ghi chú trong Excel?

Tạo khung ghi chú Excel là một chức năng hữu ích mà Microsoft đã thêm vào. Việc thành thạo dùng ghi chú trong Excel có thể giúp chúng ta trong rất nhiều trường hợp như:

• Đánh dấu những điểm quan trọng trong bảng tính Excel mà bạn muốn người khác chú ý.
• Tạo khung ghi chú để những người truy cập file có thể bình luận và nhận xét.
• Ghi chép, chú thích lại những dữ liệu đã thay đổi ở trang tính Excel.
• Ghi chú để bạn nhớ những việc cần làm tại ô đó..

Cách tạo, xóa, copy, ẩn, hiện ghi chú trong Excel bằng chuột

Đầu tiên, mình sẽ hướng dẫn bạn cách tạo, xóa, copy, ẩn, hiện khung ghi chú Excel thủ công bằng chuột. Cách này sẽ có những ưu và nhược điểm riêng của nó:

• Ưu điểm: Nhanh, thực hiện trực tiếp bằng chuột, dễ kiểm soát
• Nhược điểm: Hạn chế các lựa chọn tùy chỉnh.

Lưu ý: Bạn chỉ có thể tạo khung ghi chú tại 1 ô với mỗi lần thao tác. Bạn không thể tạo khung ghi chú đồng thời nhiều ô cùng lúc.

Tạo ghi chú trong Excel

Hướng dẫn

Bước 1: Tại ô bạn cần tạo ghi chú trong Excel, bạn nhấp chuột phải vào ô đó. Tiếp đến, bạn nhấn vào mục Insert Comment.

Bước 2: Lúc này, bạn tiến hành nhập nội dung vào khung ghi chú. Sau đó, bạn nhấp chuột vào ô bất kỳ bên ngoài để hoàn tất điền ghi chú.

Để xem ghi chú, bạn quan sát ô nào có biểu tượng tam giác màu đỏ ở góc phải trên cùng ô, rồi di chuyển chuột đến đó. Khi ấy, nội dung ghi chú sẽ hiện lên.

Với thao tác đơn giản trên, bạn đã thực hiện thành công cách tạo khung ghi chú trong Excel một cách nhanh chóng.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết cách tách chữ trong excel đơn giản, dễ hiểu

Cách chỉnh sửa ghi chú Excel

Bạn muốn chỉnh sửa nội dung ở khung ghi chú nhưng chưa biết cách? Nếu vậy, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau.

Hướng dẫn

Bước 1: Nhấp phải chuột tại ô cần chỉnh sửa ghi chú. Sau đó, chọn vào mục Edit Comment.

Bước 2: Tiến hành điều chỉnh nội dung khung ghi chú trong ô. Cuối cùng, nhấp trái chuột vào ô bất kỳ bên ngoài để hoàn tất chỉnh sửa.

Những lần sau, nếu bạn muốn chỉnh sửa nội dung ghi chú ô, bạn chỉ cần thực hiện tương tự các bước trên là được.

Cách ẩn, hiện ghi chú trong Excel

Bạn muốn điều chỉnh khung ghi chú hiện trực tiếp lên màn hình dễ thấy hơn? Hoặc bạn muốn ẩn ghi chú đi để tránh khung ghi chú che mất dữ liệu trang tính? Ở phần này, mình sẽ hướng dẫn bạn cách ẩn, hiện khung ghi chú trong Excel trong một nốt nhạc.

Hướng dẫn

Bước 1: Nhấp phải chuột tại ô cần ẩn/hiện ghi chú. Sau đó, chọn vào mục Show/Hide Comments.

Bước 2: Lúc này, nếu ghi chú của bạn đang ẩn thì sẽ chuyển sang hiện. Ngược lại, nếu ghi chú của bạn đang hiện sẽ chuyển sang ẩn. Như hình minh họa bên dưới, mình đã chuyển từ chế độ ẩn sang hiện ghi chú.

Khi ẩn, bạn chỉ cần rê chuột đến ô có ghi chú thì khung ghi chú sẽ hiện lên. Khi bạn rê chuột ra, khung ghi chú sẽ tự động ẩn đi tiếp.

Mẹo hay: Cách chuyển ảnh sang Excel cực nhanh và tiện lợi có thể bạn chưa biết, xem ngay!

Cách copy ghi chú Excel

Cách này giúp bạn sao chép nội dung có trong khung ghi chú Excel.

Hướng dẫn

Bước 1: Nhấp phải chuột vào ô có nội dung ghi chú cần copy. Sau đó, chọn vào mục Edit Comment.

Bước 2: Lúc này, bạn chỉ cần quét nội dung cần copy và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C. 

Sau thao tác trên, bạn muốn dán nội dung đã copy vào đâu thì bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + V là được.

Xóa ghi chú trong Excel

Trường hợp ghi chú bạn thêm đã không còn cần thiết và bạn muốn xóa nó đi. Bạn có thể thực hiện theo các bước bên dưới dây.

Hướng dẫn

Thao tác để xóa ghi chú trong Excel khá đơn giản. Bạn chỉ cần nhấp phải chuột vào ô cần xóa ghi chú. Sau đó, bạn chọn vào mục Delete Comment thì khung ghi chú sẽ biến mất ngay lập tức.

Ngoài ra, khi bạn muốn xóa cùng lúc nhiều ô ghi chú, bạn chỉ cần quét những ô cần xóa ghi chú rồi nhấp chuột phải, chọn Delete Comment.

Như vậy, với cách trên, bạn đã xóa ghi chú trong Excel một cách đơn giản và nhanh chóng bằng chuột.

Khám phá: Cách lọc dữ liệu trong Excel nhanh, chính xác và hiệu quả nhất

Cách tạo, xóa, ẩn, hiện ghi chú trong Excel bằng thanh Ribbon

Ngoài dùng chuột để tạo, xóa, ẩn hiện ghi chú, bạn còn có thể sử dụng thanh Ribbon trên thanh công cụ. Việc dùng thanh Ribbon để thiết lập sẽ có những ưu và nhược điểm như:

• Ưu điểm: Có nhiều tùy chọn để bạn chỉnh sửa.
• Nhược điểm: Nhiều thao tác phức tạp, khó sử dụng đối với người dùng mới dùng Excel. Đồng thời, gây mất nhiều thời gian.

Tạo ghi chú trong Excel bằng thanh Ribbon

Hướng dẫn

Bước 1: Nhấp trái chuột vào ô bạn muốn tạo khung ghi chú. Sau đó, chọn vào thẻ Review trên thanh công cụ. Lúc này, tại tab Comments, bạn nhấn vào mục New Comment.

Bước 2: Tiến hành nhập nội dung vào khung ghi chú. Sau đó, nhấp vào ô bất kỳ để hoàn tất tạo khung ghi chú Excel.

Nếu bạn muốn tạo khung ghi chú cho những ô dữ liệu khác, bạn chỉ cần làm tương tự các bước trên.

Cách chỉnh sửa ghi chú Excel bằng thanh Ribbon

Hướng dẫn

Bước 1: Nhấp trái chuột vào ô bạn muốn chỉnh sửa khung ghi chú. Sau đó, chọn vào thẻ Review trên thanh công cụ. Lúc này, tại tab Comments, bạn nhấn vào mục Edit Comment.

Bước 2: Tiến hành chỉnh sửa nội dung trong khung ghi chú. Sau đó, nhấp vào ô bất kỳ để hoàn tất chỉnh sửa khung ghi chú Excel.

Với thao tác đơn giản trên, bạn đã có thể tự chỉnh sửa nội dung trong khung ghi chú.

Cách ẩn, hiện ghi chú bằng thanh Ribbon

Hướng dẫn

Bước 1: Nhấp trái chuột vào ô bạn muốn tạo khung ghi chú. Sau đó, chọn vào thẻ Review trên thanh công cụ. Lúc này, tại tab Comments, bạn nhấn vào mục Show/Hide Comment.

Bước 2: Lúc này, nếu ghi chú của bạn đang ẩn thì sẽ chuyển sang hiện. Nếu bạn muốn ẩn lại, bạn chỉ cần nhấp chuột vào mục Show/Hide Comment lần nữa.

Ngoài ra, bạn có thể ẩn hiện toàn bộ ghi chú có trong bảng tính Excel. Thay vì nhấn Show/Hide Comment, bạn nhấp vào mục Show All Comments như hình bên dưới.

Như vậy, với cách này, bạn đã có thể tùy ý thiết lập ẩn/hiện comment một cách nhanh chóng.

Xóa ghi chú bằng thanh Ribbon

Để xóa ghi chú trong Excel bằng thanh Ribbon, bạn tham khảo các bước bên dưới đây nhé.

Hướng dẫn

Bước 1: Nhấp chuột trái vào ô có ghi chú bạn cần xóa.

Bước 2: Bạn nhấn vào thẻ Review trên thanh công cụ. Tại đây, bạn chọn vào mục Delete Comment để xóa ghi chú.

Lúc này, bạn đã hoàn tất xóa khung ghi chú không cần thiết ra khỏi trang tính Excel.

Xem thêm: 6 cách viết số mũ trong Excel trên, dưới đơn giản nhất

Cách xem từng ghi chú trong Excel 

Bên cạnh những tính năng trên, bạn còn có thể xem ghi chú theo thứ tự bằng lệnh Next và Previous. Thứ tự xem ghi chú sẽ đi từ ô trái sang phải rồi từ ô trên xuống ô dưới.

Hướng dẫn

Để xem ghi chú theo thứ tự, bạn mở thẻ Review trên thanh công cụ lên. Sau đó, bạn nhấn vào Next để sang ghi chú kế tiếp, nhấn Previous để quay về ghi chú phía trước.

Đến đây, mình đã hoàn tất chia sẻ đến bạn những cách tạo khung ghi chú trong Excel đơn giản. Hy vọng qua bài viết này, bạn sẽ biết đến tính năng tạo ghi chú và sử dụng nó một cách hiệu quả nhất.