Cách khóa ô trong Excel, không cho chỉnh sửa

Bạn lỡ xóa công thức quan trọng trong bảng tính Excel mà không biết làm sao để hạn chế thao tác này? Đừng lo với tính năng khóa ô trong Excel, chỉ cần vài thao tác đơn giản là bạn đã có thể ngăn chặn được việc sửa, xóa hay đổi dữ liệu quan trọng ngoài ý muốn. Tham khảo ngay cách thực hiện ngay tại bài viết sau!

Vì sao cần khóa ô trong Excel?

Trong quá trình làm việc, bạn phải gửi file Excel cho người khác. Tuy nhiên, không có điều gì có thể đảm bảo rằng file của bạn sẽ không bị chỉnh sửa. Do đó, biết cách khóa ô dữ liệu trong Excel sẽ mang lại cho bạn những lợi ích sau:

• Tránh khỏi việc người khác lỡ tay xóa mất công thức, dữ liệu trong file. 
• Bảo vệ các ô có công thức quan trọng mà bạn không muốn cho người khác biết.
• Có thể khóa ô cần thiết, vẫn cho phép người khác chỉnh sửa các ô còn lại.

Khi áp dụng chức năng khóa ô, dữ liệu của bạn sẽ được bảo vệ an toàn cho đến khi bạn mở khóa. Nếu người không có quyền truy cập thực hiện thao tác chỉnh sửa hay xóa thì sẽ nhận được thông báo như hình.

Ngoài ra, nếu bạn muốn cấp quyền truy cập cho ai đó. Bạn chỉ cần cài đặt mật khẩu và cung cấp mật khẩu cho người đó. 

Cách khóa ô dữ liệu, công thức trong Excel

Trường hợp bạn cần chuyển file Excel đến nhiều người thì cách khóa ô trong Excel là vô cùng cần thiết. Dưới đây sẽ là hướng dẫn cách khóa ô, công thức hoặc khóa toàn bảng tính dành cho bạn.

Cách khóa toàn bảng dữ liệu Excel

Đối với Google Sheet bạn có thể thiết lập quyền truy cập Chỉ xem để người khác không thể chỉnh sửa file. Tuy nhiên, Excel thì không có tính năng đó. Chính vì vậy, cách khóa toàn bảng dữ liệu Excel sẽ là cách hiệu quả nhất. Hãy làm theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn vào phần mềm Excel trên máy tính.

Bước 2: Bạn nhấn chuột phải vào sheet cần khóa và chọn Protect Sheet.

Bước 3: Tiếp theo, bạn tiến hành thiết lập mật khẩu vào ô Password to unprotect sheet, rồi nhấn OK. 

Bước 4: Bạn tiếp tục nhập mật khẩu lại một lần nữa và nhấn OK để xác nhận khóa toàn bộ dữ liệu trong sheet này. 

Chỉ với 4 bước là bạn đã khóa sheet thành công một cách nhanh chóng. Nếu bạn muốn khóa tất cả các sheet trong file này thì bạn chỉ cần thực hiện tương tự như vậy cho các sheet còn lại. 

Cách khóa ô, vùng dữ liệu cụ thể trong Excel

Trong trường hợp bạn chỉ muốn khóa một ô hoặc một vùng dữ liệu nào đó thì thực hiện như sau:

Bước 1: Trước tiên, bạn chọn toàn bảng bằng cách nhấn Ctrl + A. Kế tiếp, nhấn chuột phải và chọn Format Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.

Bước 2: Ngay lập tức cửa sổ Format Cells sẽ hiện ra, bạn chọn tab Protection và bỏ chọn ô Locked. Tiếp theo, bạn nhấn OK. 

Làm như vậy là để đưa tất cả các ô về chế độ không khóa. Sau đó mới tiến hành thực hiện khóa riêng ô hoặc vùng trong bảng tính như sau:

Bước 3: Chọn ô hoặc các ô mà bạn muốn khóa lại. Trong ví dụ này chúng ta chọn ô A2 và A3.

Bước 4: Kế đó, bạn nhấn chuột phải để chọn Format Cells hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1.

Bước 5: Lúc này, bạn chọn tab Protection và tick chọn ô Locked, rồi nhấn OK.

Bước 6: Sau đó, bạn nhấn chuột phải vào sheet, chọn Protect Sheet để thực hiện khóa sheet. 

Sau khi hoàn thành xong, bạn vẫn có thể chỉnh sửa tất cả các ô còn lại trong sheet trừ ô A2 và A3 đã bị khóa riêng. 

Cách khóa ô công thức trong Excel

Khi có một công thức bị thay đổi thì có thể sẽ khiến toàn bộ các công thức khác trong bảng tính bị thay đổi hoặc lỗi. Do vậy, bạn nên biết cách khóa ô chứa công thức trong Excel để không cho chỉnh sửa. Hãy thực hiện theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Bạn chọn tất cả các ô trong bảng dữ liệu, nhấn chuột phải và chọn Format Cells (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1).

Bước 2: Trong tab Protection, bạn bỏ chọn ô Locked và nhấn OK để tiếp tục.

Bước 3: Kế tiếp, bạn vào tab Home. Trong mục Editing, bạn nhấn chọn Find & Select và chọn tiếp Go To Special.

Bước 4: Khi hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Formulas và nhấn OK.

Lúc này, Excel sẽ tự động chọn tất cả các ô mà có chứa công thức tính.

Bước 5: Bạn mở hộp thoại Format Cells và tick chọn vào ô Locked. Sau đó, nhấn OK.

Bước 6: Tiếp theo, bạn cũng thực hiện các thao tác Protect Sheet đó để khóa các ô có chứa công thức. 

Như vậy là các ô có công thức được khóa trong file Excel sẽ không thể chỉnh sửa hay xóa được. Còn các ô không chứa công thức vẫn được phép chỉnh sửa bình thường. 

Group trong Excel là gì? Hướng dẫn cách gom nhóm (Group) hàng và cột trong Excel cực đơn giản, xem ngay!

Cách mở khóa ô dữ liệu, công thức trong Excel

Nếu bạn nhận được file Excel nhưng khi thao tác trên file thì Excel báo lỗi. Nghĩa là file đang bị chủ sở hữu khóa, bạn sẽ cần biết mật khẩu để thực hiện cách mở khóa thì mới có quyền truy cập. 

Muốn mở khóa cho bảng tính hoặc ô dữ liệu đã khóa để chỉnh sửa file. Hãy thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Nhấn chuột phải vào sheet mà bạn đang khóa và chọn Unprotect Sheet.

Bước 2: Sau đó, hãy nhập mật khẩu mà bạn đã thiết lập trước đó rồi nhấn OK là đã mở khóa thành công. 

Lúc này, bạn có thể chỉnh sửa file một cách bình thường mà không còn bị báo lỗi. Tuy nhiên, sau khi chỉnh sửa xong nếu muốn bảo vệ file bạn nhớ khóa chúng lại nhé!

Tổng hợp phím tắt khóa ô trong Excel

Ngoài những cách trên, bạn cũng có thể khóa ô trong Excel nhanh với tổ hợp phím Ctrl + Space. Muốn bảo vệ một cột, bạn chỉ cần làm nhanh 2 bước sau:

• Chọn cột bằng cách nhấn vào chữ cái đại diện của cột đó.
• Nhấn phím tắt Ctrl + Space.

Có thể thấy cách khóa ô dữ liệu trong Excel vô cùng đơn giản bằng phím tắt, công cụ sẵn có ai cũng có thể thực hiện được. Từ bây giờ, bạn không còn cảm thấy lo lắng dữ liệu sẽ bị thay đổi khi chuyển file cho người khác. Nếu thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho mọi người cùng biết cách làm nhé!